Sie überlegen, Ihre Ausfuhranmeldung von einem externen Dienstleister erstellen zu lassen? Die Beauftragung des Spediteurs oder eines Zollagenten kann im Ausfuhrverfahren Zeit sparen – gerade dann, wenn intern das nötige Fachwissen für eine fachgerechte Abwicklung bestimmter Verwaltungsprozesse bei der Ausfuhr fehlt. Alternativ können Sie als Ausführer die Erstellung der Zollanmeldung aber auch selbst übernehmen: entweder über die kostenlose Anwendung Internet-Ausfuhranmeldung-Plus (IAA-Plus) im Zoll-Portal oder mit einer zertifizierten ATLAS-Zollsoftware, die Angaben aus Ihrem ERP-System automatisiert übernimmt. Hier finden Sie eine Entscheidungshilfe zwischen Outsourcing und eigenständiger Abwicklung von Ausfuhranmeldungen sowie weiterführende Ratgeber für beide Wege.
Ausfuhranmeldung erstellen lassen oder selbst erstellen? – Eine kurze Entscheidungshilfe
Ob Sie Ihre Ausfuhranmeldung selbst erstellen oder einen Dienstleister damit beauftragen sollten, hängt insbesondere von der Anzahl Ihrer Exporte, Ihrem Zollwissen und den verfügbaren Ressourcen ab. Für gelegentliche Ausfuhren kann Outsourcing sinnvoll sein. Bei regelmäßigen Exporten kann eine eigene Zollsoftware dagegen unter Umständen langfristige Zeit- und Kostenvorteile bedeuten.
Grundsätzlich stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Verfügung. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede:
Hinweis: Nicht bei jeder Ausfuhr in ein Drittland ist automatisch eine elektronische Ausfuhranmeldung beim Zoll nötig. Prüfen Sie vorab immer, ob der geplante Export von der Anmeldungspflicht betroffen ist.
*Regelfall für Wirtschaftsbeteiligte
Ausfuhr aber einfach - mit AES3
Sie möchten Ihre Ausfuhranmeldungen künftig selbst erstellen und dabei Zeit sparen? Mit der Ausfuhrsoftware von BEX steht Ihnen die passende Lösung für die elektronische Zollabwicklung zur Verfügung.
FAQ zum Outsourcing von Ausfuhranmeldungen – häufige Fragen & Antworten
Wenn Sie Ihre Ausfuhranmeldung erstellen lassen möchten, sollten Sie vor der Beauftragung die Kosten, Voraussetzungen und Leistungen des Dienstleisters prüfen. Die folgenden Fragen und Antworten helfen Ihnen dabei, einen geeigneten Anbieter auszuwählen und den Ablauf vorzubereiten.
</p> <h3><strong>Wo kann man eine Ausfuhranmeldung erstellen lassen?</strong></h3> <p>
Sie können eine Ausfuhranmeldung gegebenenfalls durch eine Spedition, ansonsten aber auch durch eine Zollagentur (häufig digital kontaktierbar) erstellen lassen. Diese Anbieter übernehmen die elektronische Anmeldung beim Zoll über das IT-System ATLAS-Ausfuhr. Beachten Sie jedoch, dass sich der Leistungsumfang meist unterscheidet:
- Zollagentur / Zollbüro: spezialisiert auf Zollanmeldungen, meist unabhängig vom gewählten Transportdienstleister; zum Teil Online-Service
- Spedition: übernimmt die Zollabwicklung in der Regel zusätzlich zum Warentransport
- Kurier-, Express- und Paketdienste (KEP-Dienstleister): bieten standardisierte Ausfuhranmeldungen meist für Sendungen im eigenen Transportnetz
Achtung: Einige Anbieter übernehmen ausschließlich die Datenerfassung und Übermittlung. Andere bieten darüber hinaus fachliche Prüfungen oder Beratung zu Zollverfahren und Exportkontrolle an. Informieren Sie sich bei der Anbieterauswahl genau über den Leistungsumfang.
</p> <h3><strong>Was kostet es, eine Ausfuhranmeldung erstellen zu lassen?</strong></h3> <p>
Die Zollverwaltung selbst erhebt für die reguläre Bearbeitung der Ausfuhranmeldung grundsätzlich keine Gebühr. Bei besonderen Amtshandlungen können jedoch Kosten entstehen.
Zusätzliche Kosten können insbesondere entstehen für:
- Weitere Warenpositionen: Häufig etwa 3,50 bis 5 Euro je zusätzlicher Tarifposition
- Expressbearbeitung: Zuschläge bei besonders dringenden Anmeldungen
- Zusätzliche Dienstleistungen: Beispielsweise Warentarifierung, Korrekturen oder Genehmigungsmanagement
- Sonderverfahren: Erhöhter Aufwand bei besonderen zollrechtlichen Anforderungen
Bei regelmäßigem Exportvolumen bieten manche Dienstleister Mengenrabatte an.
Tipp: Vergleichen Sie nicht nur den Grundpreis. Berücksichtigen Sie auch mögliche Zusatzkosten und den internen Aufwand für die Bereitstellung der erforderlichen Daten.
</p> <h3><strong>Wie lange dauert es, eine Ausfuhranmeldung erstellen zu lassen?</strong></h3> <p>
Bei vollständigen und korrekten Unterlagen können viele Dienstleister die Ausfuhranmeldung noch am selben oder am nächsten Arbeitstag bearbeiten. Wie schnell das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) tatsächlich bereitsteht, hängt allerdings auch vom Zoll ab.
Denn es sind grundsätzlich zwei Zeiträume zu unterscheiden:
- Bearbeitungszeit des Dienstleisters: Prüfung, Erfassung und elektronische Übermittlung der Anmeldung
- Bearbeitungszeit beim Zoll: Annahme, mögliche Kontrollen und zollrechtliche Überlassung der Ware
Die Master Reference Number (MRN), also die Identifikationsnummer des Ausfuhrvorgangs, steht nach Annahme der Ausfuhranmeldung bereit. Das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) kann jedoch erst bereitgestellt werden, nachdem der Zoll die Ware zum Ausfuhrverfahren überlassen hat.
Empfehlung: Beauftragen Sie Ausfuhranmeldungen mit mehreren Arbeitstagen Vorlauf. Gerade bei komplexen Exporten sollten Sie eine längere Vorlaufzeit einplanen. Achten Sie außerdem darauf, alle benötigten Informationen und Dokumente direkt mitzuliefern. Fehlende Unterlagen und unklare Warenangaben können den Ablauf nämlich verzögern.
</p> <h3><strong>Unter welchen Voraussetzungen kann man eine Ausfuhranmeldung outsourcen?</strong></h3> <p>
Um einen externen Zollvertreter damit zu beauftragen, ihre Ausfuhranmeldung zu erstellen und elektronisch einzureichen, müssen Unternehmen dem Dienstleister die erforderlichen Unternehmens- und Zolldaten sowie eine [zukünftige Verlinkung: entsprechende Vollmacht] bereitstellen.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Vertretungsformen:
- Direkte Vertretung: Der Dienstleister handelt im Namen und für Rechnung der vertretenen Person.
- Indirekte Vertretung: Der Dienstleister handelt für Rechnung der vertretenen Person, aber im eigenen Namen und wird selbst zum Anmelder.
Welche Vertretungsform möglich und sinnvoll ist, hängt vom konkreten Ausfuhrverfahren und der technischen Lösung ab. Beispiel: Über IAA-Plus ist die Nutzung durch Speditionen und Zollagenturen grundsätzlich nur in indirekter Vertretung möglich.
Wichtig: Behalten Sie auch das Thema Pflichten und Haftung im Blick. Outsourcing entbindet nicht von Mitwirkungs- und Compliance-Pflichten. Das Unternehmen muss korrekte Daten und gültige Unterlagen bereitstellen. Welche Person gegenüber dem Zoll welche Verantwortung trägt, hängt insbesondere von der Vertretungsart ab. Bei der Ausfuhr sind zum Beispiel Prüfungen im Bereich der Exportkontrolle nötig (unter anderem die Sanktionslistenprüfung von Geschäftspartnern, Güterlistenprüfung und Embargolandprüfung sowie die Dual-Use-Prüfung).
</p> <h3><strong>Dienstleister für die Erstellung der Ausfuhranmeldung auswählen – worauf ist zu achten?</strong></h3> <p>
Ein geeigneter Zolldienstleister sollte nicht nur günstige Preise bieten, sondern Ihre Ausfuhranmeldungen zuverlässig und passend zu Ihren Anforderungen bearbeiten können.
Achten Sie bei der Auswahl insbesondere auf folgende Kriterien:
- Leistungsumfang: Reine Anmeldung oder zusätzlich fachliche Prüfung und Beratung?
- Fachkompetenz: Erfahrung mit Ihren Waren, Zielländern und Zollverfahren
- Kosten: Transparente Preise einschließlich möglicher Zusatzleistungen
- Bearbeitungszeit: Verlässliche Angaben zu Fristen, Erreichbarkeit und Eilaufträgen
- Technische Abwicklung: Digitale Datenübermittlung, Statusinformationen und Bereitstellung der Zolldokumente
- Verantwortlichkeiten: Klare Regelungen zu Vertretungsart, Haftung und Mitwirkungspflichten
- Nachbetreuung: Unterstützung bei Korrekturen und fehlenden Ausgangsvermerken
Tipp: Klären Sie ausdrücklich, welche Prüfungen der Dienstleister übernimmt. Eine formale Vollständigkeitsprüfung ist nicht mit einer umfassenden zollrechtlichen Beratung gleichzusetzen.
</p> <h3><strong>Wie läuft die Ausfuhranmeldung über einen externen Dienstleister ab?</strong></h3> <p>
Der typische Ablauf sieht wie folgt aus:
- Dienstleister beauftragen und dabei Leistungen, Konditionen und Vertretungsform vereinbaren
- Dienstleister zur Vertretung [zukünftige Verlinkung: gegenüber dem Zoll bevollmächtigen]
- Unterlagen an Dienstleister übermitteln
- Exportkontrolle durchführen (Genehmigungspflichten und erforderliche Nachweise prüfen)
- Dienstleister erstellt elektronische Ausfuhranmeldung über ATLAS-System
- Ware am abgestimmten Ort zur Gestellung bereithalten
- Zollstelle prüft Anmeldung und überlässt Ware gegebenenfalls nach einer Kontrolle
- Dienstleister erhält Ausfuhrbegleitdokument (ABD) nach der Überlassung durch den Zoll und stellt es dem Unternehmen bereit
- Ausführer / Spediteur exportiert Ware in Drittland
- Ausfuhrzollstelle übermittelt Ausgangsvermerk
</p> <h3><strong>Wie läuft die Ausfuhranmeldung über einen externen Dienstleister ab?</strong></h3> <p>
Der typische Ablauf sieht wie folgt aus:
- Dienstleister beauftragen und dabei Leistungen, Konditionen und Vertretungsform vereinbaren
- Dienstleister zur Vertretung [zukünftige Verlinkung: gegenüber dem Zoll bevollmächtigen]
- Unterlagen an Dienstleister übermitteln
- Exportkontrolle durchführen (Genehmigungspflichten und erforderliche Nachweise prüfen)
- Dienstleister erstellt elektronische Ausfuhranmeldung über ATLAS-System
- Ware am abgestimmten Ort zur Gestellung bereithalten
- Zollstelle prüft Anmeldung und überlässt Ware gegebenenfalls nach einer Kontrolle
- Dienstleister erhält Ausfuhrbegleitdokument (ABD) nach der Überlassung durch den Zoll und stellt es dem Unternehmen bereit
- Ausführer / Spediteur exportiert Ware in Drittland
- Ausfuhrzollstelle übermittelt Ausgangsvermerk
</p> <h3>Welche Unterlagen und Informationen benötigt der Dienstleister von uns, um die Ausfuhr anzumelden?</h3> <p>
Für die Erstellung einer Ausfuhranmeldung benötigt der Zollagent vollständige Angaben zum exportierenden Unternehmen, zur Ware und zum geplanten Transport. Welche Unterlagen erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Ausfuhrverfahren ab.
Bei einer gewöhnlichen Warenausfuhr sollten Sie insbesondere Folgendes bereithalten:
- Eigene Unternehmensdaten inklusive EORI-Nummer
- [zukünftige Verlinkung: Zollvollmacht]
- Handelsrechnung oder Proformarechnung
- Wareninformationen inklusive präziser Warenbeschreibung, Warennummer, Ursprungsland, Warenwert, Eigen- und Rohmasse, Mengen sowie Angaben zu Packstücken
- Packliste (bei Bedarf: Angaben zu Anzahl, Inhalt und Gewicht der Packstücke)
- Transportdaten inklusive Empfänger, Bestimmungsland und Versandart
- Zollrechtliche Nachweise (bei Bedarf: z. B. Ausfuhrgenehmigungen oder Ursprungszeugnis)
Je vollständiger Ihre Angaben sind, desto weniger Rückfragen entstehen bei der Erstellung der Ausfuhranmeldung.
Fazit: vor der Zollanmeldung alle Optionen genau vergleichen!
Eine Ausfuhranmeldung erstellen zu lassen, kann insbesondere für Unternehmen mit wenigen Exporten und begrenztem Zollwissen sinnvoll sein. Externe Zollagenturen und Speditionen übernehmen die elektronische Anmeldung und reduzieren damit den internen Bearbeitungsaufwand. Dafür fallen bei jeder Ausfuhr zusätzliche Kosten an.
Wer seine Ausfuhranmeldungen selbst erstellen möchte, kann die kostenlose Anwendung IAA-Plus der Zollverwaltung über das Zoll-Portal nutzen. Diese Lösung erfordert allerdings entsprechendes Fachwissen und einen vergleichsweise hohen manuellen Aufwand.
Für KMUs mit regelmäßigen Ausfuhren kann eine spezielle Zollsoftware – je nach Exportvolumen, Automatisierungsgrad und internem Aufwand – langfristig wirtschaftlich vorteilhaft sein. Wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich vereinfachen und automatisieren. Das kann Zeit bei der Erstellung sparen und die laufenden Kosten pro Vorgang reduzieren.
