Basics: Was ist eine Sanktionsliste und deren Prüfung?
Eine Sanktionsliste ist eine offizielle Liste, in der Länder, Personen und Organisationen sowie – je nach Begriffsdefinition – auch Güter aufgeführt werden, die einer Sanktion unterliegen.
Bei einer solchen Sanktion handelt es sich um restriktive oder repressive Maßnahmen verschiedener Art. Sie kann beispielsweise den Personenreiseverkehr, finanzielle Transaktionen oder internationale Geschäftsbeziehungen begrenzen oder verbieten. Wenn Geschäfte mit Personen oder Unternehmen im Rahmen von Sanktionen rechtlichen Beschränkungen unterliegen, spricht man auch von einem sogenannten Embargo. Konkret können Sanktionen die Einschränkung wirtschaftlicher Ressourcen wie Rohstoffe oder Immobilien oder das Einfrieren von Vermögenswerten wie Konten bedeuten.
Ziel dieser Restriktionen oder Repressalien ist die Bekämpfung von:
- Menschenrechtsverletzung, kriegerischen Handlungen, Terrorismus
- der Verbreitung gefährlicher Waffen
- Finanzkriminalität wie Geldwäsche
- unlauterem Wettbewerb
- Cyberkriminalität
- anderen unethischen und illegalen Aktivitäten
Sanktionslistenprüfung mit SANSCREEN
- Vollautomatisierte Prüfung von Geschäftspartnern & Mitarbeitenden möglich
- Sanktionslisten von offiziellen Quellen und Behörden
- Tägliche Aktualisierung aller relevanten Listen von sanktionierten Unternehmen und Personen
- Komplette Protokollierung der Prüfergebnisse – zur Vorlage bei einer Prüfung durch den Zoll
Relevanz: Wer muss Sanktionsprüfungen durchführen?
Alle in der EU wirtschaftlich tätigen oder in der EU ansässigen Unternehmen müssen gewährleisten, dass keine Geschäftspartner auf der europäischen Liste Common Foreign & Security Policy (CFSP) aufgeführt sind – so besagen es die jeweiligen Verordnungen der EU sowie das Außenwirtschaftsgesetz (AWG). Daraus ergibt sich eine indirekte Prüfpflicht. Explizit aufgefordert zur Sanktionslistenprüfung sind außerdem Organisationen im Finanzsektor und im Außenhandel – also zum Beispiel Banken oder Unternehmen, die mit Exporten und Lieferketten zu tun haben.
Fazit: Nicht nur exportierende Unternehmen, sondern auch Unternehmen, die nur in Deutschland Geschäfte machen, sollten alle Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden und auch die Mitarbeiter gegen die verschiedenen Sanktionsliste prüfen.
Vertrieb
Es dürfen keine Waffen, Güter, Gelder und Informationen an sanktionierte Personen, Gruppierungen, Organisationen oder Unternehmen fließen, welche sich auf einer Sanktionsliste befinden. Deshalb kann bereits die Abgabe eines Angebots dazu führen, dass Sie gegen Anti-Terror-Verordnungen verstoßen. Denn das Angebot kann theoretisch dazu benutzt werden, um Gelder von z. B. Banken zu erhalten und somit den Terrorismus zu fördern.
Daher ist es empfehlenswert, neue Geschäftspartner zu prüfen, bevor ein Informationsaustausch stattfindet.
Einkauf
Der Einkauf muss gewährleisten, dass Dienstleistungen oder Waren nur von Lieferanten bezogen werden, die nicht auf einer Sanktionsliste stehen.
Personal / Recruiting
Im Personalwesen ist das Überprüfen der Mitarbeiter kontrovers. Denn es steht im Widerspruch zu Datenschutzinteressen. Dennoch muss gewährleistet werden, dass keine auf Sanktionslisten aufgeführten Personen Geld durch das Unternehmen beziehen – Mitarbeiter oder nicht. Speziell, wenn neues Personal gesucht wird, kann es ratsam sein, schon früh in der Bewerbungsphase zu prüfen.
Gründe: Warum muss die Sanktionslistenprüfung durchgeführt werden?
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen im Import oder Export aktiv ist, ist die Geschäftsführung in der Pflicht, ein Geschäftspartner-Screening durchzuführen. Sie muss sicherstellen, dass Kunden, Lieferanten, Organisationen und Personen nicht auf einer Sanktionsliste oder einer Anti-Terror-Liste aufgeführt sind. In diesem Fall darf der betreffende Kontakt kein Gut, keine Dienstleistung und auch keine finanzielle Zuwendung erhalten. Dafür gibt es verschiedene Gründe:
- mögliche Reputationsschäden: Kontakte zu sanktionierten Personen, Organisationen oder Ländern können von der Öffentlichkeit als kritisch betrachtet werden und zu einem negativen Unternehmensimage führen.
- rechtliche Compliance: Sanktionslistenprüfungen sind zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nötig. Eine Missachtung kann mit Geldbußen und Freiheitsentzug bestraft werden. Die davon betroffenen Personen sind vor allem Geschäftsführer und in einigen Fällen auch der Exportverantwortliche.
- wirtschaftliche Risiken: Ohne regelmäßigen Abgleich mit Sanktionslisten gehen Unternehmen hohe Risiken ein. Denn ein Unternehmen in Europa oder Deutschland kann zum Beispiel mit dem US-Sanktionsrecht in Konflikt geraten, auch wenn die hiesige Gesetzgebung unproblematisch wäre.
Hintergrund: Was sind die rechtlichen Grundlagen für…
… Sanktionslistenprüfung von Geschäftspartnern und Kunden?
Die rechtlichen Grundlagen der Sanktionslistenprüfung variieren je nach Land und Rechtsordnung:
- In der Europäischen Union ist die Sanktionslistenprüfung beispielsweise durch die jeweiligen Verordnungen und Beschlüsse der EU geregelt. Diese Verordnungen und Beschlüsse legen fest, welche Personen oder Organisationen auf die Sanktionslisten gesetzt werden und welche Maßnahmen zur Einhaltung der Sanktionen ergriffen werden müssen.
- In Deutschland ist darüber hinaus das Außenwirtschaftsgesetz §34 zu beachten, in der Schweiz die SECO-Embargoverordnungen.
… Sanktionslistenprüfung von Mitarbeitern?
Das Screening von Mitarbeitern gegen EU-Sanktionslisten ist von der Rechtsprechung § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als Rechtsgrundlage anerkannt worden. Nach dieser Norm dürfen personenbezogene Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, vor allem wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Eine weitere Ermächtigung würde sich dann ergeben, wenn das Screening der Mitarbeiter aufgrund eines Gesetzes oder einer Betriebsvereinbarung erfolgt. Die regelmäßigen Lohnzahlungen durch den Arbeitgeber setzen voraus, dass der Beschäftigte nicht auf Sanktionslisten (vor allem nicht solchen der EU) gelistet ist. Somit dürfen die eigenen Mitarbeiter entsprechend überprüft werden. Entsprechendes ist auch für eine AEO-Zertifizierung anerkannt, weil dabei vor allem die Mitarbeiter in sicherheitsrelevanten Bereichen der Überprüfung gegen Sanktionslisten unterzogen werden müssen.
Anleitung: Wie funktioniert die Sanktionslistenprüfung?
Kostenloses E-Book zur Sanktionslistenprüfung
Wir haben für Sie alles Wichtige, was Sie über Sanktionslistenprüfung in der EU wissen müssen, in einem E-Book zusammen gefasst.
Das E-Book umfasst die Themen:
-
- Warum Sanktionslistenprüfung so wichtig ist?
- Was genau eine Sanktionsliste ist?
- Wer muss gegen Sanktionslisten prüfen?
- Wie oft muss geprüft werden?
- Gegen welche Sanktionen muss geprüft werden?
- …und vieles mehr
Gegen welche Sanktionslisten ist zu prüfen?
Es sind stets alle aktuell gültigen Sanktionslisten zu beachten. Dazu gehören die verschiedenen Sanktionslisten der EU, aber zum Beispiel auch Sanktionslisten der USA. Einen kurzen Einblick in bestehende Listen geben wir in unserem Beitrag zum Thema Sanktionslisten. Um alle wichtigen Sanktionslisten bei der Prüfung abzudecken, empfehlen wir die Nutzung einer sicheren Software für die Sanktionsprüfung.
Welche Daten müssen geprüft werden?
Für eine gründliche Sanktionslistenprüfung ist ein sorgfältiger Abgleich zwischen Sanktionslisten und den Kundendaten sowie den Daten der Geschäftspartner, der Lieferanten und gegebenenfalls der (zukünftigen) Mitarbeiter nötig. Neben dem Namen oder der korrekten und vollständigen Firmenbezeichnung können folgende Daten nützlich sein, um nach einem Ähnlichkeitstreffer Sicherheit zu erlangen:
- bei Einzelpersonen: Name und Vorname, Geburtsdatum, Nationalität
- bei Unternehmen: Rechtsform der Organisation, Registernummer, Name des Geschäftsführers
Wie häufig ist gegen Sanktionslisten zu prüfen?
Da die Sanktionslisten ständigen Änderungen unterliegen, sollte die Sanktionslistenprüfung regelmäßig durchgeführt werden – mindestens einmal im Monat. Zudem ist es sinnvoll, Geschäftspartner vor einem neuen Geschäftsabschluss und gegebenenfalls neue Mitarbeiter vor einem Vertragsabschluss auf Sanktionstreffer zu kontrollieren. Politische Zwischenfälle – wie zum Beispiel der Ukraine-Krieg – können außerdem zum Beschluss neuer Sanktionen führen. Auch dann sollte eine Prüfung durchgeführt werden.
Wie läuft eine Sanktionsprüfung ab?
Der typische Ablauf einer gründlichen Sanktionsprüfung beinhaltet:
- Definition der zu prüfenden Einzelpersonen oder Unternehmen und Recherche der zugehörigen Daten
- Recherche relevanter Sanktionslisten
- Vergleich der Datensätze – manuell oder automatisch durch eine Software
- Analyse möglicher Treffer zum Ausschließen möglicher Fehler
- bei echten Treffern: Einleitung von Maßnahmen (z.B. Abbruch der Geschäfte und Hinweis an zuständige Behörden)
Automatisiert oder manuell prüfen?
Durch die manuelle Prüfung und der nötigen Dokumentation (Zoll, BAFA) der Vorgänge entsteht ein sehr großer Aufwand. Dank automatisierter Abfrage im Hintergrund und Anbindung an das ERP-System kann eine Software zum Sanktionslisten-Screening eine attraktive Lösung darstellen. Dann kann auch jederzeit bei Adressanlage, Adressänderung oder auch nur der Adressverwendung protokolliert geprüft werden. SANSCREEN ist integriert in SAP® ERP, SAP S/4HANA®, Dynamics NAV, Dynamics AX, Sage, Haufe X360, GUS ERP, APplus und vielen weiteren Systemen verfügbar.
Automatisieren Sie die Prüfung mit SANSCREEN.
Was sind falsch-positive Treffer auf den Sanktionslisten?
Besteht eine Namensähnlichkeit oder gar Namensgleichheit zwischen Personen in Ihrer betrieblichen Datenbank und einer Sanktionsliste, kann es fälschlicherweise zu Treffern kommen. In jedem Fall ist eine genaue Untersuchung nötig; je mehr Daten dafür zur Verfügung stehen, desto besser.
Was tun, wenn ein Kontakt von einer Sanktion betroffen ist?
- Involvieren Sie Ihre internen Compliance-Verantwortlichen.
- Dokumentieren Sie das Ergebnis inklusive Prüfungsdatum, Sanktionsliste und genauem Treffer. Zuständige Behörden können unter Umständen eine Vorlage verlangen.
- Beenden Sie sofort alle Geschäftsverhältnisse. Zahlen Sie zum Beispiel keine Gelder aus und stoppen Sie Dienstleistungen.
- Melden Sie den Sanktionslistentreffer den zuständigen Behörden, also zum Beispiel der Bundesbank oder dem BAFA.
Gratis Online-Tools: Wie kann ich kostenlos prüfen?
FiSaLis – Justizministerium Nordrhein-Westfalen
In Deutschland bietet das Justizministerium von Nordrhein-Westfalen einen kostenlosen Online-Service, um Adressen gegen Sanktionslisten der EU zu prüfen.
Die Prüfung bezieht sich allein auf die EU-Verordnung 881/2002. Nach der textuellen Beschreibung ist aber davon auszugehen, dass die gesamte konsolidierte EU-Liste als Datengrundlage für die Prüfung herangezogen wird.
Unter http://www.finanz-sanktionsliste.de kann mit der Auswahl von 3 Stufen (100, 80 und 60 % Übereinstimmung) nach möglichen Treffern gesucht werden.
EU Sanctions Map
Eine gute und ansprechende Alternative
bietet die EU Sanctions Map.
Die Sanktionsweltkarte der EU, welche von der estnischen Seite umgesetzt wurde, bietet eine sehr benutzerfreundliche Sanktionslisten-Prüfung mit einer übersichtlichen Darstellung der Ergebnisse. Die Anwendung ist unter https://www.sanctionsmap.eu/ in Englisch verfügbar.
Übersichtlich gelöst ist die grafische Darstellung der von Sanktionen betroffenen Länder sowie eine Auflistung aller Maßnahmen, betroffener Güter, Firmen und Personen. Die entsprechende Rechtsakte der Europäischen Union ist direkt verlinkt.
sanktionslisten-online.de
Eine lückenlose Dokumentation bieten wir mit unserem selbst entwickelten Online-Tool zur Sanktionslistenprüfung an. Über https://sanktionslisten-online.de/ können umfassende Prüfungen zu den 15 wichtigsten Sanktionslisten durchgeführt werden. Die Sanktionslisten sind tagesaktuell und werden direkt von den ausgestellten Behörden bezogen.
Mit der Upload-Funktion ist es möglich, komplette Stammdaten in einer CSV-Datei hochzuladen und prüfen zu lassen. Die Ergebnisse können direkt bearbeitet werden und auch eine langfristige Protokollierung der Ergebnisse ist möglich. Somit können bei Bedarf freigegebene Treffer auf der Sanktionsliste nachvollziehbar dem Zoll übermittelt werden.
Die Anmeldung erfolgt in nur wenigen Minuten.
OFAC (nur US-Sanktionslisten)
Eine umfangreiche Prüfung der US-Sanktionslisten bietet das Office of Foreign Asset Control (OFAC) unter https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/. Aktuell kann hier auf eine Übereinstimmung in 46 Programmen geprüft werden. Interessant ist bei dieser Suche, dass die Schwelle der unscharfen Suche über einen Schieberegler angepasst werden kann. Die OFAC selbst gibt aber bewusst keine Empfehlung, welche Einstellung verwendet werden sollte: „OFAC does not provide recommendations with regard to the appropriateness of any specific confidence rating“.
Auch wird darauf hingewiesen, dass diese Suche nur ein Werkzeug ist und allein die Verwendung keine straf- oder zivilrechtliche Haftung einschränkt.


Export.gov (nur US-Sanktionslisten)
Alternativ hierzu bietet die internationale Handelsverwaltung des US-Handelsministeriums zusammen mit 19 US-Regierungsbehörden auf Ihrer Webseite Export.gov ein
Suchwerkzeug an, welche aktuell gegen 11 US-Listen prüft. Es wird auf der nachfolgenden Seite unter „Sources” geführt: https://www.trade.gov/consolidated-screening-list
Auch hier gibt es einen Schalter für die unscharfe Suche. Klickt man allerdings auf die Ansicht der hinterlegten Listen-Einträge, erscheint eine unformatierte Textwüste. Daher empfehlen wir hier lieber die OFAC-Listensuche zu verwenden und diese Suche lediglich als Add-on zur Absicherung zu wählen.