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Proforma-Rechnung allgemein: Erklärung, Unterschied zur Handlungsrechnung und Anwendungsfälle
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Die Proforma-Rechnung ist eine besondere Art der Rechnung. Es handelt sich um ein Dokument, das sich in erster Linie von der herkömmlichen Rechnung unterscheidet, indem es den Käufer nicht zur Zahlung auffordert. Sie wird – wie ihr Name bereits andeutet – nur „pro forma“, also der Form halber ausgestellt. Die Proforma-Rechnung wird in der Buchhaltung deshalb nicht erfasst.
In welchen Bereich kommt eine Proforma-Rechnung zum Einsatz?
Zu den typischen Anwendungsbereichen gehören:
- Vorkasse / Vorauszahlung: vorläufige verwendet bis zu Ausstellung der Handelsrechnung (diese dann für Buchhaltung verwendet)
- Auftrags- / Bestellbestätigung: hält Auftrag oder Bestellung durch Kunden fest
- Vorab-Kalkulation: als Preisinformation für Kunden
- Bankgeschäfte, u.a. Akkreditiv: als Dokument für internationale Finanzierungen oder Zahlungsabsicherungen
- Zollabwicklung: bei speziellen Importen / Exporten aus dem / in das EU-Ausland (z.B. Muster, Geschenke, Spenden) als Zolldokument
Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer gewöhnlichen Handelsrechnung?
Die wichtigsten Unterschiede zwischen der Proforma-Rechnung (informative, vorläufige Rechnung ohne Zahlungsaufforderung) und einer Handelsrechnung (also der „normalen“ Rechnung mit Zahlungsaufforderung) im Überblick:
| Handelsrechnung | Proforma-Rechnung | |
| Zweck | Beleg für Kauf / Verkauf | Information für zukünftigen Kauf / Verkauf oder als Nachweis des Warenwerts |
| Zahlung | Inklusive Zahlungsaufforderung für Empfänger | Keine Zahlungsaufforderung für Empfänger |
| Buchhaltung | Als Umsatzbeleg in Buchhaltung verwendet | i.d.R. nicht für Buchhaltung relevant |
| Einsatz | Reguläre Rechnung im Geschäftsverkehr | Sonderfälle, z.B. als Vorab-Information an potenzielle Kunden oder bei Zollabwicklung von Muster-Sendung ins Ausland |
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Proforma-Rechnung im Zoll: Hintergrund, Einsatzzwecke, Beispiel für einen Anwendungsfall
Warum kann eine Proforma-Rechnung vom Zoll gefordert werden?
Wird eine Ware in ein oder aus einem Drittland gesendet, muss der Lieferung in der Regel eine Rechnung beigelegt werden – selbst dann, wenn keine Zahlung dafür nötig ist. Denn Waren sind beim Versand in Länder oder aus Ländern außerhalb der EU gemäß der Zollbestimmungen grundsätzlich deklarationspflichtig. Der Export macht also eine Zollanmeldung inklusive Rechnung nötig, die unter anderem den Warenwert festhält. Gibt es keine reguläre Handelsrechnung, muss ein Ersatz der Ware beigelegt werden: die Proforma-Rechnung. Diese Rechnung wird in diesem Fall nur „pro forma“ (lateinisch für „der Form halber“) ausgestellt.
Wann genau benötigt man eine Proforma-Rechnung für die Zollabwicklung?
Eine Proforma-Rechnung ist in verschiedenen Kontexten für die Zollabwicklung nötig. Oft sind sie mit einer besonderen Form der Lieferung verbunden. Häufige Fälle, in der pro forma eine Rechnung ausgestellt werden muss, sind:
- beim Versand von Mustersendungen, Geschenken und Spenden
- wenn die Ware bereits per Vorkasse bezahlt wurde (spätere Handelsrechnung dann als reguläres Belegdokument)
- für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland
- bei der Gewährleistungsabwicklung, Ersatzlieferungen und Warenaustausch
- als Angebot – insbesondere, wenn Waren mitgesendet werden
Beispiel: Mustersendung mit Proforma-Rechnung
Eine Mustersendung wird aus einem EU-Land in ein Land außerhalb der EU gesendet. Zwar wird für diese Art von Sendung keine Zahlung nötig, aber der Wert der Ware muss dennoch gegenüber den zuständigen Zollbehörden angegeben werden. Für die Ware ist also pro forma eine Rechnung auszustellen.
Wie muss eine Proforma-Rechnung für den Zoll aussehen?
Grundsätzlich müssen bei einer Proforma-Rechnung die gleichen Angaben gemacht werden wie auf einer herkömmlichen Handelsrechnung. Eine pro forma ausgestellte Rechnung ist jedoch durch den deutlichen Vermerk „Proforma-Rechnung“ (oder Englisch „pro forma invoice“) zu kennzeichnen.
Zur gängigen Form einer Proforma-Rechnung gehören in der Regel zusätzlich folgende Angaben:
- Versender: Name und Anschrift
- Empfänger: Name und Anschrift (Telefon, Fax, Kontaktperson)
- Lieferanschrift, falls abweichend
- Lieferbedingungen
- Rechnungsnummer, Ort, Datum
- Umsatzsteueridentifikationsnummer, EORI-Nummer
- Zolltarifnummern
- Brutto- und Nettogewicht, Herkunftsland, Nummer des Pakets
- Unterschrift, Stempel
Kostenlose Muster & Vorlagen für die Proforma-Rechnung
Sie benötigen eine Proforma-Rechnung, um eine Außenhandelslieferung mit dem Zoll abzuwickeln? Nutzen Sie einfach unsere praktischen Vorlagen und Muster – sie geben die Form und den Inhalt einer Proforma-Rechnung beispielhaft vor.
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Allgemeine Regeln zu den Angaben auf Proforma-Rechnungen
Auch wenn eine Rechnung nur pro forma ausgestellt und in der Buchhaltung nicht als Umsatzbeleg erfasst wird, müssen die dort enthaltenen Daten vollständig und korrekt sein. Zu den zentralen Angaben gehört der tatsächliche Warenwert.
Welcher Wert muss in der Proforma-Rechnung angegeben werden?
Bei Ausstellung oder Erhalt einer Proforma-Rechnung für die Verzollung einer Lieferung ist wichtig, dass der angegebene Betrag unbedingt dem tatsächlichen Wert der Ware entspricht.
Wichtig: Das gilt auch für Mustersendungen, auch wenn bei ihnen eine Warenwertgrenze für die Zollbefreiung bei der EU-Einfuhr (i.d.R. 50 Euro, Achtung: ab 01.07.2026 neue Regeln für Kleinsendungen) gilt .
Was passiert, wenn der Warenwert auf der Proforma-Rechnung nicht stimmt?
Eine Verzollung, die auf einem falschen Warenwert auf der Proforma-Rechnung basiert, kann als Steuerhinterziehung geahndet werden, wenn der Wert der Ware nicht nachträglich in einer Berichtigung korrigiert wird. Haften muss je nach Fall Anmelder, Auftraggeber oder der organschaftliche Vertreter, also zum Beispiel der Geschäftsführer.
Das ist wichtig zu beachten, denn in der Praxis wird oft ein niedrigerer Warenwert auf der Proforma-Rechnung angegeben, um Zölle und Einfuhrumsatzsteuern zu schmälern oder zu umgehen.
Was ist bei der Erstellung einer Proforma-Rechnung für den Außenhandel sonst noch zu beachten?
Geht es um Ware, die für den Außenhandel bestimmt ist, sind folgende Aspekte wichtig:
- Lieferungen in das Ausland können unter Einhaltung aller Voraussetzungen umsatzsteuerfrei sein. Daher sind entsprechende Rechnungen in der Netto-Form
- Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten sind erwerbsteuerpflichtig.
Wenn an erwerbsteuerpflichtige Personen (i.d.R. Unternehmer) in anderen EU-Mitgliedstaaten Waren gelieferten werden, sollte auf allen Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID-Nr.) des Empfängers und des Lieferanten sowie der Hinweis auf eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung erscheinen. Dies gilt genauso für deutsche umsatzsteuerpflichtige Personen / Unternehmen, die Lieferungen aus anderen EU-Staaten erhalten.
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