Proformarechnung von A bis Z – Bedeutung für Zoll und Außenhandel

Proformarechnung Zoll

• Was ist eine Proformarechnung?
• Wann benötigt man eine Proformarechnung?
• Wie muss eine Proformarechnung aussehen?
• Welcher Warenwert muss angegeben werden?
• Hinweis zur Erstellung von Proforma-Rechnungen für den Außenhandel

Was ist eine Proformarechnung?

Die Proformarechnung ist ein Dokument, dass sich in erster Linie von der herkömmlichen Rechnung unterscheidet, in dem es den Käufer nicht zur Zahlung auffordert. Sie wird buchhalterisch deshalb nicht erfasst.
Waren sind beim Versand in oder aus Ländern außerhalb der EU gemäß der Zollbestimmungen grundsätzlich deklarationspflichtig. Wird eine Rechnung pro forma (lat. der Form halber) ausgestellt, dann dient dies dem Zweck der Deklarationspflicht beim Warenverkehr mit Drittländern nachzukommen auch wenn keine Zahlung fällig ist.
Auch wenn Waren nicht bezahlt werden, z.B. bei Mustersendung, muss gegenüber den Zollbehörden ein Warenwert angegeben werden.

Wann benötigt man eine Proformarechnung?

Proformarechnungen finden häufig Anwendung:

• beim Versand von Mustersendungen, Geschenken und Spenden
• wenn die Ware bereits per Vorkasse bezahlt wurde
• für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland
• bei der Gewährleistungsabwicklung, Ersatzlieferungen und Warenaustausch
• als Angebot – insb. wenn Waren mitgesendet werden

Wie muss eine Proformarechnung aussehen?

Grundsätzlich müssen die gleichen Angaben gemacht werden wie auf einer herkömmlichen Handelsrechnung. Sie ist durch den deutlichen Vermerk „Proforma Rechnung“ (oder Englisch „pro forma invoice“) zu kennzeichnen.
Für gewöhnlich enthält eine Proformarechnung zusätzlich folgende Angaben:

• Versender: Name und Anschrift
• Empfänger: Name und Anschrift (Telefon, Fax, Kontaktperson)
• Lieferanschrift, falls abweichend
• Lieferbedingungen
• Rechnungsnummer, Ort, Datum
• Umsatzsteueridentifikationsnummer, EORI-Nummer
• Zolltarifnummern
• Brutto- und Nettogewicht, Herkunftsland, Nummer des Pakets
• Unterschrift, Stempel

Kostenlose Proformarechnung Muster & Vorlagen

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Bei Ausstellung oder Erhalt einer Proformarechnung ist wichtig, dass der angegebene Betrag unbedingt dem tatsächlichen Warenwert entspricht, wenn diese zur Verzollung verwendet wird.

Gerade bei Mustersendungen ist zu beachten, dass eine Menge von 5 Stück und ein Warenwert von 50€ nicht überschritten wird.

In der Praxis wird oft ein niedrigerer Warenwert angegeben um Zölle und Einfuhrumsatzsteuer zu schmälern oder zu umgehen. Viele sind sich nicht bewusst, dass der Empfänger, als Zollbeteiligter für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben verantwortlich ist und nicht der Rechnungsersteller.

Eine Verzollung, die auf einem falschen Warenwert in der Proformarechnung basiert, kann als Steuerhinterziehung geahndet werden, wenn der Warenwert nicht nachträglich in einer Berichtigung korrigiert wird. Bei Unternehmen haftet in diesem Fall der Geschäftsführer unmittelbar.

Hinweis zur Erstellung von Proforma-Rechnungen für den Außenhandel

• • Lieferungen in das Ausland erfolgen umsatzsteuerfrei. Daher sind entsprechende Rechnungen netto auszustellen.
  • Lieferungen innerhalb der EG sind erwerbsteuerpflichtig.

Wenn an erwerbsteuerpflichtige Personen (i.d.R. Unternehmer) in anderen EG-Mitgliedstaaten Waren gelieferten werden, sollte auf allen Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID-Nr.) des Empfängers und des Lieferanten sowie der Hinweis auf eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung erscheinen. Dies gilt genauso für deutsche umsatzsteuerpflichtige Personen / Unternehmen, die Lieferungen aus anderen EG-Staaten erhalten.