Lieferantenerklärung (LE) & Langzeit-Lieferantenerklärung (LLE) – Grundlagen, Anleitungen und Vorlagen zum Download

Die Langzeitlieferantenerklärung wird von anderen Stellen ausgestellt als das Ursprungszeugnis: Ein Produzent mit Sitz in der europäischen Union stellt – freiwillig und ohne rechtliche Zwänge – eine Lieferantenerklärung aus. Währenddessen stellen Handelskammern das Ursprungszeugnis an einen Lieferanten aus. Je nach Zielland der gelieferten Produkte bestehen Regeln, ob ein solcher Nachweis für Sie nötig ist. In der Regel entstehen durch die Erstellung dieses Nachweises Kosten. Anders als bei der Lieferantenerklärung: Lieferanten stellen Ihnen dieses Dokument nicht zwingend in Rechnung.

Wie lange ein solcher Handels-Nachweis gültig bleibt, hängt ebenfalls von der jeweiligen Art ab. Die Gültigkeit des Ursprungszeugnisses ist auf eine bestimmte Lieferung begrenzt und erlischt danach. Das genaue Gegenteil ist – wie der Begriff schon andeutet – bei der Langzeitlieferantenerklärung der Fall. Sie gilt für einen längeren Zeitraum – zum Beispiel ein Jahr –, maximal aber für 24 Monate. Außerdem gibt es keine Vorgaben, für wie viele Lieferungen die LLE einen präferenziellen Ursprung maximal nachweisen darf.

LEs und LLEs werden überwiegend für innergemeinschaftliche Lieferungen innerhalb der EU verwendet. LEs / LLEs können jedoch auch bei Lieferungen zwischen EU und Türkei, innerhalb des EWR (EU plus Norwegen, Island und Liechtenstein) oder innerhalb der Länder im Paneuropa-Mittelmeer-Raum (PEM-Raum) erstellt und gültig gemacht werden – jedoch nur mit der jeweils passenden Sonder-Vorlage.

Nicht genutzt werden können EU-Lieferantenerklärungen, wenn der Lieferant außerhalb der EU ansässig ist.

Eine LE oder LLE sollte vor oder spätestens bei Beginn der Belieferung angefordert werden, wenn die Waren für exportrelevante Prozesse genutzt werden. Viele Unternehmen holen LLEs regelmäßig zum Jahresbeginn oder zur Lieferantenanlage ein. Ohne gültige Unterlagen können Präferenznachweise nicht korrekt ausgestellt werden, was zu Nachverzollungen im Importland führen kann.

Ja, unter bestimmten Bedingungen. Einzellieferantenerklärungen können rückwirkend erstellt werden, sofern die Ursprungseigenschaften zum damaligen Zeitpunkt gesichert waren. LLEs dürfen maximal zwölf Monate rückwirkend ausgestellt werden. Voraussetzung ist, dass der Lieferant die Ursprungslage lückenlos nachweisen kann. Für länger zurückliegende Lieferungen sind Einzel-LEs zu verwenden.

Senden Sie ein formloses Anschreiben mit Angaben zu Artikelnummern, Ursprungsbedarf und gewünschtem Gültigkeitszeitraum an den Lieferanten. Nutzen Sie dazu unsere kostenlose Vorlage, die Sie einfach als PDF- oder Word-Dokument herunterladen können.

Um eine Lieferantenerklärung anzufordern, müssen Sie meist den Vertrieb oder Verkauf Ihres Lieferanten kontaktieren. Aber auch die Import- / Export-Abteilung sowie die Buchhaltung können – sofern vorhanden – mögliche Anlaufstellen sein. Eine gesetzliche Vorschrift oder Norm, wer innerhalb eines Unternehmens für die Ausstellung verantwortlich ist, gibt es nicht.

Eine gründliche Prüfung umfasst formale und sachliche Aspekte. Formal müssen Wortlaut der Lieferantenerklärung, Datenangaben und Ursprungshinweise korrekt sein. Ein Abgleich mit den Zoll-Vorgaben zum Wortlaut kann hier praktisch sein. Sachlich ist zu prüfen, ob die Angaben zur Lieferkette plausibel erscheinen.

Einzellieferantenerklärungen gelten immer nur für eine einzelne Lieferung und müssen daher nicht erneuert werden. Langzeitlieferantenerklärungen müssen spätestens nach Ablauf des gültigen Zeitraums erneuert werden. Viele Unternehmen nutzen Jahres-LLEs, auch wenn längere Zeiträume möglich wären. Eine vorzeitige Erneuerung wird notwendig, wenn sich die Ursprungslage oder relevante Vorschriften ändern.

Zollrechtlich müssen Ursprungsnachweise mindestens drei Jahre aufbewahrt werden, steuer- und handelsrechtlich in Deutschland meist zehn Jahre.

Der Lieferant muss die Ursprungslage der Ware sicher und dokumentiert nachweisen können. Dazu gehören Produktionsunterlagen, Vorlieferantenerklärungen und ggf. Ursprungszeugnisse. Fehlen sichere Informationen oder bestehen Unsicherheiten zu Vormaterialien, darf keine LE oder LLE ausgestellt werden.

Wann ein Land als das Ursprungsland von Produkten gilt, ist genau geregelt. Rechtliche Texte legen fest, dass ein präferenzieller Ursprung einer Ware vorliegt, sobald diese in dem angegebenen Land bis zu einem gewissen Grad bearbeitet oder verarbeitet wurde.

Eine Sonderregelung gibt es jedoch: die Kumulierung. Produktionsschritte in anderen Ländern werden zusammengefasst, um den gesetzlich vorgeschriebenen Grad an Bearbeitung im Ursprungsland einzuhalten.

Halten Sie sich beim Anfertigen und Ausstellen von LEs / LLEs an folgende Regeln:

• Wortlaut der LE / LLE sind verbindlich vorgegeben. Deshalb keine eigenen Formulierungen verwenden.
• Die einzelnen Waren müssen eindeutig bezeichnet werden.
• Der Warenursprünge müssen korrekt und belegbar sein.
• LLEs bedürfen die Angabe einer konkreten, validen Gültigkeitsdauer.

→ Laden Sie sich kostenlose Vorlagen herunter!

Anders als der Wortlaut sind das Layout und eventuelle Ergänzungen durch Artikellisten nicht grundsätzlich vorgegeben. Hier gibt es einen Spielraum, welcher in der praktischen Anwendung auch benötigt wird. Ein Beispiel haben wir Ihnen hier abgebildet.

Nutzen Sie gerne unsere kostenlosen Vorlagen für einfache, schnelle Anfertigung der Dokumente.

Wesentliche Bestandteile sind Lieferanten- und Kundendaten, die Angaben zum Ursprung, die betroffenen Präferenzregelungen, der genaue Erklärungstext sowie die Warenliste. Bei LLEs kommen die Zeitangaben hinzu. Zusätzliche Hinweise wie Kumulierungsvermerke sind aufzunehmen, wenn sie für das Präferenzrecht relevant sind (vgl. nächste Frage).

Ein Kumulierungsvermerk gibt an, dass bei der Herstellung / Verarbeitung der Ware das zollrechtliche Prinzip der Kumulierung angewandt wurde. Dieses besagt: Wer eine Ware liefert, die in der EG aus Vormaterial hergestellt wurde, das seinen Ursprung in einem Land der PanEuroMed-Zone hat, ohne dieses ausreichend zu be- oder verarbeiten, der muss kumulieren, um seinen Abnehmern in anderen Ländern der PanEuroMed-Zone Zollpräferenzen verschaffen zu können.

Der Vermerk lautet:

• Kumulierung wurde angewendet mit …… (Name des Landes / der Länder)
• Keine Kumulierung angewendet“

Der Vermerk muss ergänzt werden, wenn Sie

1. das Prinzip der Kumulierung nutzen, um die Ware präferenzberechtigt zu machen UND
2. Ihr Kunde die Ware mit Zollvergünstigungen in ein Land des Paneuropa-Mittelmeer-Abkommens exportieren möchte.

Eine Lieferantenerklärung ist aber immer auch ohne diesen Vermerk gültig.

Das korrekte Ausfüllen beginnt mit der Auswahl des passenden Musters. Anschließend folgen Stammdaten, Warenbeschreibung und Ursprungsangaben. Präferenzräume müssen korrekt angegeben werden. Bei LLEs wird der Zeitraum bestimmt und das Ausfertigungsdatum ergänzt. Am Ende stehen Ort, Datum und die Unterschrift des Berechtigten.

Grundsätzlich müssen LE und LLE unterschrieben und datiert sein. Elektronische Unterzeichnungen sind zulässig, sofern die Authentizität gewährleistet ist, der Name der unterschreibenden Person transparent aufgeführt wird und es eine Haftungserklärung durch den Lieferanten gibt.

Sollten Erklärungen von Lieferanten die Ursache für einen falschen Ursprung sein, entsteht eine Steuerschuld. Denn wenn ein EU-Ursprung nachgewiesen wird, dienen die Lieferantenerklärungen dem Empfänger gegebenenfalls als Beleg auf deren Basis gegebenenfalls eine zollfreie Lieferung in ein Drittland durchführt. Deshalb kann in einem solchen Fall in Richtung des Ausstellers wegen falscher Angaben ermittelt werden.

→ Mehr zu Folgen falscher Präferenzaussagen