In unserem Überblick zum Thema Compliance erfahren Sie mehr über den Begriff der Compliance sowie strategisches Compliance Management in Unternehmen und erhalten wichtige Hinweise zum Corporate Compliance im Außenhandel.
Was bedeutet Compliance?
Der englische Begriff „Compliance” beschreibt einfach erklärt allgemein gesprochen ein regelkonformes Verhalten. Doch Compliance bedeutet mehr als nur die Einhaltung der Regeln. Auch der Grad der Einhaltung ist von hoher Bedeutung. „compliant“ ist, wer sich an Recht, Gesetz und Ordnung hält sowie – im geschäftlichen Kontext – idealerweise an die Leitlinien und das Wertesystem des Unternehmens oder der Organisation. Für die vollständige Compliance muss ein Unternehmen also sicherstellen, dass alle Mitarbeiter und die Organisation auf übergeordneter Ebene
- rechtliche,
- ethische,
- wirtschaftliche
- und gegebenenfalls interne
Grundsätze befolgen. Ein Beispiel für ethische Compliance und Datenschutz-Compliance zugleich: die „General Data Protection Regulation“ der EU. Sie schreibt den Datenschutz personenbezogener Daten gesetzlich vor. Er soll Unternehmen dabei helfen, ethisch mit sensiblen Daten von Kunden und Geschäftspartnern umzugehen.
Warum ist für Unternehmen Compliance wichtig?
Langfristige Vorteile von Compliance
Besonders im geschäftlichen Bereich ist die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Regeln wichtig, denn sie trägt zur Zukunft von Unternehmen bei. Wichtige Compliance-Ziele sind etwa:
- Rechtssicherheit: Compliance bedeutet unter anderem, dass Unternehmen Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften vermeiden – und sich vor den rechtlichen Konsequenzen schützen. Denn die sogenannte „Non-Compliance“ (also das Nicht-Befolgen der Gesetze und Richtlinien) kann für Mitarbeiter und ganze Unternehmen weitreichende Konsequenzen haben.
- Geschäftskontinuität und Reputation: Die verpflichtenden Regeln und die Regeln, denen sich ein Unternehmen freiwillig unterwirft (wie z.B. Standards oder im Rahmen des Deutschen Corporate Governance Kodex von 2022), führen zur Verlässlichkeit und Kontinuität der Organisation oder des Unternehmens sowie zu mehr Vertrauen seitens der Kunden und Partner. Das ist für den langfristigen und nachhaltigen Unternehmenserfolg von zentraler Bedeutung.
- Workflow-Effizienz: Führt das Unternehmen ein effektives Compliance-Management-System ein, lernen Mitarbeiter feste Richtlinien und Verfahren. Standardisierte, geregelte Abläufe können auf lange Sicht zu einer gesteigerten Effizienz und damit einem ökonomischen Wettbewerbsvorteil führen.
- Nachhaltigkeit: Wenn die betriebliche Kultur auch rund um das Thema Umweltschutz Regelungen zur Compliance umfasst, trägt sie außerdem zur Nachhaltigkeit im gesamten Unternehmen bei.
Compliance unterstützt Unternehmen also dabei, rechtliche Risiken zu minimieren und Imageschäden zu vermeiden. Compliance dient aber ebenso einer strategischen Umsetzung von Nachhaltigkeitsbestreben und kann ökonomische Vorteile haben.
Rechtliche Grundlagen und Vorschriften für Compliance
In einem demokratischen Rechtsstaat ist Compliance von zentraler Bedeutung – und damit das Einhalten gesetzlicher Regelungen für ein Unternehmen oder eine Organisation. Das gilt besonders dann, wenn es öffentliche Aufträge geht. Daher sollten Unternehmen jeder Größe stets darauf achten, nationales und internationales Gesetz einzuhalten. Wichtig:
- Alle Normen des Strafrechts müssen zwingend beachtet werden
- Je nach Branche des Unternehmens variieren die Vorgaben und Richtlinien
- Auch ausländisches Recht ist häufig für eine umfassende Compliance relevant
Risiko Compliance: Mögliche Strafen bei Compliance-Verstößen
Wer die Compliance-Regeln nicht achtet, trägt ein großes Risiko. Denn kriminelle Handlungen wie Betrug, Korruption, Insiderhandel, unlauterer Wettbewerb, Geldwäsche und Verstöße jeglicher anderen Form führen zur Strafbarkeit der Handelnden und der Unternehmensführung. Die Verstöße gegen Gesetz und Vorschriften können mit zivilrechtlichen und strafrechtlichen Folgen geahndet werden, wie zum Beispiel:
- empfindliche Geldstrafen
- Schadensersatzklagen
- massiver Reputationsverlust für das Unternehmen
- Freiheits- oder Geldstrafen für verantwortliche Personen im Unternehmen, aber auch arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung
Compliance im Unternehmen managen – ein Überblick
Bedeutung von Compliance Management Systemen
Das ethische, wirtschaftliche und rechtliche Compliance Management ist im betrieblichen Kontext unerlässlich. Denn die Ziele von Compliance – Schutz betrieblicher Interessen, Absicherung der Mitarbeiter, Unterbindung von Wirtschaftskriminalität und Exportverstößen – tragen wesentlich zum Unternehmensbestand und -erfolg bei. Darum müssen Unternehmen proaktiv an der Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen arbeiten.
Im Rahmen eines strategischen Compliance Management sind meist verschiedene Maßnahmen nötig:
- Zunächst sollten Unternehmen die jeweils relevanten rechtlichen Grundlagen für Compliance prüfen und passend dazu firmeninterne Regeln aufstellen
- Für ein funktionierendes Compliance Management sollte dann ein klares System in der Unternehmensstruktur aufgebaut werden. Ein Compliance-Beauftragter kann zum Beispiel sicherstellen, dass alle Anforderungen für die Compliance klar sind und im Unternehmensalltag umgesetzt werden können
- Vorstände und Geschäftsführer müssen überwachen, dass die internen Compliance-Regeln eingehalten werden
- Nach Bedarf können diese Maßnahmen weiterentwickelt werden, wenn Defizite an den Regelungen auffallen
In welchen Bereichen ist die Einhaltung von Compliance besonders wichtig?
Das Thema Compliance stellt Unternehmen zum Beispiel in folgenden Bereichen vor Herausforderungen:
- Verfolgung eines Unternehmensleitbilds sowie Einhaltung von:
- Arbeitnehmerregelungen wie Mindestlohn, Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetz
- Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG)
- Antidiskriminierungsgesetz
- Unterbindung von Straftaten im Bereich der Korruption
- Datenschutz und Datensicherheit
- Umweltschutz und Nachhaltigkeit
- Steuerliche Kontrolle (Tax Compliance – Einhaltung des Steuerrechts)
- Überwachung des Geschäftsumfelds
- Einhaltung von Compliance-Vorgaben seitens Geschäftspartnern und Lieferanten
- Auswahl des Kundenkreises (Know your Customer, KYC)
- Exportkontrolle
- Sanktionslistenprüfung
- Embargokontrolle
- Güterkontrolle
- Importkontrolle
- Verbote und Beschränkungen
- Ursprungsprüfung und Präferenzen
- Elektronische Vorab-Anmeldung per Import Control System 2 (ICS2)
- Versandkontrolle (Versand unter Zollverschluss)
- NCTS-Verfahrenskontrolle (NCTS Phase 5)
- Nämlichkeitssicherung
- Hinterlegen einer Sicherheit in Höhe der Zollschuld
Fallbeispiel: EU-Compliance-Plan für mehr Umweltschutz
EU Trade and Sustainable Development Aktionsplan
Am 22. Juni 2022 legte die Europäische Kommission einen Compliance-Plan vor, der mittlerweile für neue und einige laufende EU-Handelsabkommen als Grundlage dient.
- Ziel: Unternehmen stärker in die Pflicht nehmen, wenn es um Themen wie Klimaschutz und Arbeitnehmerrechte geht. In dem Plan beschreibt die EU-Kommission, wie diese Ziele umgesetzt und durchgesetzt und grünes, gerechtes Wirtschaftswachstum gefördert werden sollte
- Inhalt:
- In dem Plan wird ein neuer Schwerpunkt darauf gelegt, dass ein Verstoß gegen zentrale Trade and Sustainable Development (TSD) Bestimmungen zu einer Handelssanktion für die betreffende Partei führen kann
- Als Schlüssel für eine bessere Überwachung und Durchsetzung der TSD-Richtlinien wird eine verbesserte bilaterale Zusammenarbeit sowie eine engere EU-interne Abstimmung festgelegt
- Bei Verstößen gegen Nachhaltigkeitsverpflichtungen können Beschwerden eingereicht werden, die von der Kommission in einer bestimmten Zeitspanne bearbeitet werden müssen. Ziel dieser Regel ist es, mit genauer Prüfung Unternehmen auch im Bereich Umweltschutz zur Compliance zu bewegen
Bedeutung des EU-Compliance-Plans
Allgemein betrachtet veranschaulicht das Beispiel dieser EU-Vorschriften, wie wichtig Compliance im geschäftlichen Umfeld ist. Halten Unternehmen an den Richtlinien fest, tragen sie zum Umweltschutz und besseren Konditionen für die tägliche Arbeit der Mitarbeiter bei. Umgekehrt stellen Verstöße gegen die genannten Vorschriften große Risiken für Unternehmen dar: Rechtlich kann eine Nicht-Einhaltung der Anforderungen verfolgt werden. Deshalb sollte jedes Unternehmen ein Compliance Management System für seine Unternehmensstrukturen erarbeiten.
Corporate Compliance Management in der Außenwirtschaft: das ICP
Einen besonderen Stellenwert hat Compliance in Unternehmen, die Exportgeschäfte betreiben. Für die „Außenwirtschafts-Compliance” empfiehlt das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) das Einrichten interner Compliance-Programme (sog. Internal Compliance Programme – ICP). Das Vorgehen dazu ist in einem BAFA-Leitfaden für ICPs zusammengefasst. Ein für alle Unternehmen allgemeingültiges ICP gibt es jedoch nicht. Das Bundesamt macht eingehend darauf aufmerksam, dass sich die Umsetzung immer nach den Geschäftsfällen des Unternehmens richtet. Zu beachten sind also Aspekte wie: Güterart, Verwendung, Länderkreis sowie Summe und Menge der Ausfuhren.
Pflichten des ICP nach Vorgaben der BAFA:
- Personalauswahlpflicht: qualifiziertes Personal bestimmen
- Personalweiterbildungspflicht: regelmäßige Weiterbildung gewährleisten
- Organisationspflicht: Aufbauorganisation
- Zuweisung von Zuständigkeiten: Ablauforganisation
- System zur Verhinderung von Verstößen: Überwachungspflichten
- Kontrollmaßnahmen: regelmäßige Überprüfung des ICPs
Planung und Umsetzung von ICP-Regelungen
Interne Compliance Officer
Die Zollverwaltung erwartet von außenwirtschaftlich tätigen Unternehmen eine innerbetriebliche Richtlinien-Struktur mit folgenden Zielen:
- Prävention von Regelverstößen
- Rechtzeitiges Erkennen von Risiken
- Einhaltung und Überwachung fester Ablaufstrukturen
- Analyseroutinen von möglichen Ursachen und Fehlerquellen
In erster Linie besteht die Aufgabe darin, intern transparente Zielsetzungen aufzustellen die ermöglichen, Rechts- und Regelverstöße so weit wie möglich von vorneherein zu vermeiden. Für die Koordinierung dieser Aufgabe wird auch oft ein Compliance Beauftragter oder Compliance Officer bestellt.
Wichtige Organisationshilfen
Abgesehen von der Einführung eines Compliance Managers sollen alle relevanten Abteilungen und Funktionsträger im Unternehmen über geeignete Organisationshilfen verfügen:
- Checklisten
- Leitfäden und Handbücher
- Weiter- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Unterstützende IT-Systeme und Software
Dafür sind Ziele zu definieren, Kompetenzbereiche sowie konkrete Arbeits- und Organisationsanweisungen zu entwickeln und einzuhalten.
