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Compliance Management

Author Stefan Kluge Geschrieben von Stefan Kluge, am 10. Juli 2018

Inhalt


 

Compliance für Unternehmen

Die jüngste Vergangenheit hat gezeigt, dass auch internationale Konzerne im Fokus der Öffentlichkeit stehen und durch Imageschäden ins Wanken geraten können. Unter dem Begriff Compliance zusammengefasst gewinnt neben der Einhaltung von Recht und Gesetz auch die moralische Integrität für Unternehmen an Bedeutung. Selbst für mittelständische Unternehmen scheint deshalb ein System zum Schutz der eigenen Interessen und Mitarbeiter aber auch zur Sicherung der Bevölkerung beispielsweise vor Wirtschaftskriminalität und Exportverstößen und deren Folgen als eine Notwendigkeit.

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Begriffsdefinition – was bedeutet Compliance auf deutsch?

Den meisten dürfte Compliance (=Regeltreue) ein Begriff von den Richtlinien für Mitarbeiter sein, welche die Annahme von Geschenken und Gefälligkeiten regeln. Hinter dem, aus dem amerikanischen Rechtskreis entnommenen Begriff, steckt jedoch noch wesentlich mehr: Es umfasst die Einhaltung rechtlicher, ethischer, wirtschaftlicher sowie interner Grundsätze durch das Unternehmen selbst und seiner Mitarbeiter.

Ursprünglich stammt das Wort aus der Bankwirtschaft bzw. der Medizin. Im Finanzsektor wurde der Begriff als Faktor für Bereiche mit hohem Risiko mit Insidergeschäften und Interessenkonflikten herangezogen. Im Gesundheitswesen bezeichnete Compliance unter anderem die Bereitschaft eines Patienten die ärztlichen Anweisungen zu befolgen.

Im Sinne der Regelkonformität fand das Wort schließlich auch in der Politik sowie der freien Wirtschaft Anwendung. Inzwischen wird der Begriff in unzähligen Bereichen verwendet und ist oft im Rahmen eines allgemeinen Risikomanagements angesiedelt.


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Bereiche des Compliance Managements:

  • Verfolgung eines Unternehmensleitbilds sowie Einhaltung von:
    • Arbeitnehmerregelungen wie Mindestlohn, Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetz
    • Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG)
    • Antidiskriminierungsgesetz
    • Unterbindung von Korruptionsstraftaten
    • Datenschutz und Datensicherheit
    • Umweltschutz und Nachhaltigkeit
  • Steuerliche Kontrolle (Tax Compliance – Einhaltung des Steuerrechts)
  • Überwachung des Geschäftsumfelds
    • Einhaltung von Compliance-Vorgaben seitens Geschäftspartnern und Lieferanten
    • Auswahl des Kundenkreises (Know your Customer, KYC)
  • Exportkontrolle
    • Sanktionslistenprüfung
    • Embargokontrolle
    • Güterkontrolle

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Compliance Management in der Außenwirtschaft

Im Bereich des Binnenhandels spielt das Thema Compliance in Form der sogenannten Außenwirtschafts-Compliance eine immense Rolle. Unternehmen mit Ausrichtung auf Exportgeschäfte legt das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) das Einrichten interner Compliance-Programme nahe (sog. Internal Compliance ProgrammeICP) und hat das Vorgehen in diesem Leitfaden zusammengefasst. Ein für alle Unternehmen allgemeingültiges ICP gibt es jedoch nicht. Das Bundesamt macht eingehend darauf aufmerksam, dass sich die Umsetzung immer nach den Geschäftsfällen des Unternehmens richtet wie z.B.: Güterart, Verwendung, Länderkreis sowie Summe und Menge der Ausfuhren.

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Pflichten des ICP nach Vorgaben der BAFA:

  • Personalauswahlpflicht
    • qualifiziertes Personal bestimmen
  • Personalweiterbildungspflicht
    • regelmäßige Weiterbildung gewährleisten
  • Organisationspflicht
    •    Aufbauorganisation
      • Zuweisung von Zuständigkeiten
    • Ablauforganisation
      • System zur Verhinderung von Verstößen
  • Überwachungspflichten
    • Kontrollmaßnahmen
    • regelmäßige Überprüfung des ICPs

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Compliance-Richtlinien – Planung und Umsetzung

Für jedes außenwirtschaftlich tätige Unternehmen ist die Beachtung aus rechtlichen, ethischen und imagebasierten Gründen von hoher Wichtigkeit.

Seitens der Zollverwaltung wird folgende innerbetriebliche Richtlinien-Struktur mit folgenden Zielen erwartet:

  • Prävention von Regelverstößen
  • Rechtzeitiges Erkennen von Risiken
  • Einhaltung und Überwachung fester Ablaufstrukturen
  • Analyseroutinen von möglichen Ursachen und Fehlerquellen

compliance managementIn erster Linie besteht die Aufgabe darin, intern transparente Zielsetzungen aufzustellen die ermöglichen, Rechts- und Regelverstöße so weit wie möglich von vorne herein zu verhindern. Für die Koordinierung dieser Aufgabe wird auch oft ein Compliance Beauftragter oder Compliance Officer bestellt.

Jedoch sollen alle relevanten Abteilungen und Funktionsträger im Unternehmen über geeignete Organisationshilfen verfügen:

  • Checklisten
  • Leitfäden und Handbücher
  • Weiter- und Fortbildungsmöglichkeiten
  • Unterstützende IT-Systeme und Software

Dafür sind Ziele zu definieren, Kompetenzbereiche sowie konkrete Arbeits- und Organisationsanweisungen zu entwickeln und einzuhalten.


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compliance screening

Mögliches Vorgehen zur Etablierung einer Compliance Organisation:

  1. Festlegung der Ziele
  2. Entwicklung und Einführung eines Compliance Programms (ggf. mit externer Beratung)
  3. Festlegung von Verantwortlichkeiten nach Fachgebieten (Exportverantwortlicher, Zollbeauftragter, …) und deren Vertretungen
  4. Festlegung von Dokumentationspflichten und Berichtswegen
  5. Teilnahme an qualifizierenden Weiterbildungsmaßnahmen
  6. Festlegung von Vorgehensweisen bei erkannten Regelverstößen

 

Seitens der Zollverwaltung wird auch erwartet, dass die festgelegten Maßnahmen in der täglichen Praxis angewendet werden. Das gilt insbesondere für regelmäßig exportierende oder importierende Unternehmen, die mit Zollvereinfachungsverfahren (Ermächtigter Ausführer – EA) und Zollaudits (AEO) arbeiten. Deshalb ist besonders auf eine lückenlose Dokumentation bspw. der Durchführung der Exportkontrolle wert zu legen.

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