Seit der Einführung des Unionszollkodex können Zollbehörden bei Bewilligungsanträgen die persönlichen Steuer-Identifikationsnummern bestimmter Unternehmensvertreter anfordern. Ein aktuelles Merkblatt der Zollverwaltung klärt auf, welche Personen davon betroffen sind und wie der Prüfprozess abläuft. Wir fassen die wichtigsten Informationen für Sie zusammen.
Warum fordert der Zoll Steuer-Identifikationsnummern an?
Die gesetzliche Basis für die Abfrage persönlicher Steuer-IDs wurde bereits mit dem Unionszollkodex (UZK) geschaffen. Die Zollverwaltung hat in ihrer offiziellen Fachmeldung zur Erhebung und Verarbeitung der Steuer-ID den konkreten Ablauf dokumentiert.
Das Prinzip: Vertrauenswürdige Unternehmen profitieren
Die UZK-Reform hat das Bewilligungssystem grundlegend verändert. Unternehmen mit AEO-Status (Authorised Economic Operator) genießen bereits heute erhebliche Vorteile: Ihre Bewilligungsverfahren laufen schneller ab, da viele Standardanforderungen als automatisch erfüllt gelten. Ein praktisches Beispiel ist der elektronische Alternativnachweis via ATLAS – AEO-zertifizierte Betriebe müssen keine Papierdokumente mehr beim Zollamt einreichen.
Zukunftsperspektive: Das Trust and Check-Konzept
Die anstehende EU-Zollreform baut dieses Vertrauensprinzip weiter aus. Der neue Status des Trust and Check-Traders wird besonders zuverlässigen Wirtschaftsbeteiligten noch weitreichendere Privilegien einräumen. Um diese Zuverlässigkeit zu gewährleisten, prüft die Zollverwaltung systematisch, ob Antragsteller in der Vergangenheit gegen zoll- oder steuerrechtliche Bestimmungen verstoßen haben. Die Steuer-Identifikationsnummern relevanter Personen im Unternehmen dienen dabei als Prüfgrundlage.
Welche Personen sind von der Steuer-ID-Pflicht betroffen?
Ein Gerichtsurteil des Finanzgerichts Düsseldorf (Az. 4 K 1404/17 Z, 2019) hat den Kreis der betroffenen Personen klar eingegrenzt.
Das offizielle Merkblatt zu Art. 24 UZK-IA und der Steuer-ID (Stand: 26. März 2026) präzisiert die rechtlichen Rahmenbedingungen, definiert die relevanten Personengruppen und beschreibt den Prüfablauf im Detail.
Diese Personen müssen ihre Steuer-ID angeben:
Unternehmensleitung:
Alle Personen mit Leitungsverantwortung oder Kontrollbefugnis über das antragstellende Unternehmen – dazu zählen gesetzliche Vertreter wie Vorstände, Geschäftsführer/innen sowie geschäftsführende Direktoren/innen.
Zollverantwortliche Führungskräfte:
Mitarbeiter/innen mit Führungsverantwortung im Zollbereich, beispielsweise Abteilungsleiter/innen für Zoll und Außenhandel.
Diese Personen sind von der Meldepflicht ausgenommen:
- Mitglieder von Beiräten und Aufsichtsräten
- Führungskräfte in Abteilungen ohne Zollbezug
- Mitarbeiter/innen in Zollabteilungen ohne Leitungsfunktion
- Leiter/innen der Buchhaltung (sofern nicht zollverantwortlich)
Einzelfallbetrachtung nach Unternehmensgröße
Die Zollbehörden berücksichtigen bei der Festlegung des betroffenen Personenkreises verschiedene Faktoren. Wie das Merkblatt ausführt, fließen „Überlegungen zu Unternehmensgröße, Anzahl der Beschäftigten der Zollabteilung, Aufgabenzuschnitte und Verantwortungsbereiche der handelnden Personen“ in die Bewertung ein.
So funktioniert die Zuverlässigkeitsprüfung
Die Zollbehörden kontaktieren bei Bewilligungsanträgen die zuständigen Finanzämter. Diese antworten mit einem einfachen Ampelsystem – einer Rot- oder Grün-Meldung. Die steuerrechtliche Zuverlässigkeitsbewertung basiert laut Merkblatt auf rechtskräftigen Entscheidungen von Gerichten oder Verwaltungsbehörden aus den letzten drei Jahren vor der Antragstellung.
Die Bedeutung der Meldungen:
Grün-Meldung: Steuerrechtlich bestehen keine Bedenken – das Bewilligungsverfahren wird normal fortgeführt.
Rot-Meldung: Es wurden Verstöße festgestellt – dies kann den Bewilligungsantrag negativ beeinflussen.
Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen
So bereiten Sie sich optimal vor:
Wenn Sie zollrechtliche Bewilligungen planen, empfehlen wir folgende Schritte:
- Klären Sie intern die Zuständigkeiten: Ermitteln Sie, welche Personen in Ihrem Unternehmen zur Geschäftsführung gehören oder im Zollbereich Führungsverantwortung tragen
- Stellen Sie die erforderlichen Daten zusammen: Die Steuer-IDs der relevanten Personen sollten für Anträge griffbereit sein
- Pflegen Sie eine saubere Compliance-Historie: Eine lückenlose Einhaltung zoll- und steuerrechtlicher Vorgaben erleichtert alle Bewilligungsprozesse erheblich
- Setzen Sie auf digitale Prozesse: Professionelle Software-Lösungen helfen Ihnen, alle zollrelevanten Daten strukturiert und prüfsicher zu verwalten
Ihr Ansprechpartner bei Fragen: Das Hauptzollamt
Bei Unklarheiten bezüglich des betroffenen Personenkreises oder des Verfahrensablaufs steht Ihnen das für Sie zuständige Hauptzollamt beratend zur Seite. Die Zollverwaltung unterstützt Unternehmen aktiv bei der Klärung individueller Fragestellungen.
Unser Fazit: Compliance als Wettbewerbsvorteil
Die Anforderung zur Angabe von Steuer-IDs ist ein weiterer Baustein in der fortschreitenden Digitalisierung und Professionalisierung des Zollwesens. Unternehmen, die ihre zoll- und steuerrechtlichen Verpflichtungen konsequent erfüllen, haben nichts zu befürchten – ganz im Gegenteil: Sie profitieren von beschleunigten Verfahren und reduzierten Kontrollen.
Langfristig zahlt sich die Investition in Compliance-Strukturen aus – besonders vor dem Hintergrund der bevorstehenden EU-Zollreform und der damit verbundenen Einführung des Trust and Check-Status.
