Einleitung: Sanktionslisten und deren Prüfung sind essenzielle Instrumente, um die Einhaltung internationaler und nationaler Vorschriften sicherzustellen. Sie dienen dazu, Geschäftskontakte auf mögliche Verbindungen zu sanktionierten Personen, Organisationen oder Ländern zu überprüfen. Unternehmen sollten diese Prüfungen regelmäßig durchzuführen, um rechtliche Konsequenzen und wirtschaftliche Risiken zu vermeiden.
Hintergrundwissen: Sanktionslistenprüfung
Was ist eine Sanktion?
Unter dem Begriff „Sanktion“ versteht man eine Maßnahme, die eingesetzt wird, um Personen oder Organisationen (manchmal ganze Länder) zu Verhaltensveränderungen zu bewegen. Sanktionen sind nämlich häufig eine politische Reaktion auf beispielsweise Menschenrechtsverletzungen, kriegerische Handlungen, Terrorismus oder Geldwäsche. Erlassen werden Sanktionen zum Beispiel von der UN, der Europäischen Union oder einzelnen Nationen. Je nach Inhalt der Sanktion unterscheidet man zwischen verschiedenen Arten – wie etwa Wirtschaftssanktionen (auch „Embargos“ genannt) und diplomatischen Sanktionen.
Was sind Sanktionslisten?
Eine Sanktionsliste führt Personen oder Organisationen beziehungsweise Unternehmen sowie – in manchen Fällen – ganze Länder auf, die sanktioniert werden. Mögliche Folgen:
- Für Geschäftsbeziehungen mit diesen Entitäten gelten Beschränkungen oder Verbote.
- Den aufgeführten Personen oder Organisationen bzw. Ländern dürfen keine wirtschaftlichen Ressourcen und kein Geld übermittelt werden.
- Diplomatische Beziehungen zum sanktionierten Land werden eingestellt.
Was ist eine Sanktionslistenprüfung?
Aufgrund rechtlicher Vorschriften ist für viele Organisationen und Unternehmen eine Prüfung der Sanktionslisten vorgeschrieben. Denn beispielsweise EU-Verordnungen sehen vor, dass jegliche Geschäftskontakte zu gelisteten Personen oder Einrichtungen unterbunden werden. Solche Sanktionslistenprüfungen (auch „Sanktionslistenscreenings“) basieren auf einem Abgleich relevanter Sanktionslisten mit den jeweiligen Lieferanten, Geschäftspartnern und zum Teil sogar Mitarbeitern.
Voraussetzung für die Compliance: Welche Pflichten bestehen rund um Sanktionslisten?
Keine Geschäfte mit gelisteten Entitäten
Unternehmen müssen bei Sanktionslistentreffern in ihren Geschäftskontakt- und Mitarbeiterlisten jegliche Transaktionen und Verträge sofort stoppen. Das sehen die verschiedenen EU-Verordnungen und nationalen Gesetze, wie das Außenwirtschaftsgesetz (AWG) und das Geldwäschegesetz (GwG), aber auch die Gesetze anderer Länder (wie die US-OFAC-Listen) vor.
Meldepflicht für Treffer bei der Sanktionslistenprüfung
Führt die Sanktionslistenprüfung zu einem Treffer, sollten Sie die Daten noch einmal genau abchecken. Handelt es sich zufällig um einen falsch-positiven Treffer? Wenn nicht, dann gilt: Kontaktieren Sie die zuständige Behörde unverzüglich! Je nach Sanktionsliste kann das beispielsweise …
… sein. Häufig ist die Meldung über ein Meldeportal oder Online-Formular möglich.
Dokumentationspflicht beim Sanktionslistenscreening
Die Sanktionslistenprüfungen sollten stets dokumentiert werden. Bewahren Sie am besten die Prüfprotokolle aller Prüfdurchläufe auf – egal, ob ein Sanktionslistentreffer dabei war oder nicht.
Bei Treffern sollte aus der Dokumentation auch nach längerer Zeit nachvollziehbar sein, warum sich beispielsweise für eine Meldung an die zuständige Behörde entschieden wurde. Archivieren Sie also zum Beispiel folgende Daten:
- Daten der betroffenen Person oder Organisation
- Datum der Prüfung
- Betroffene Sanktionsliste und Details zum Treffer
- genutzte Prüfsoftware und Suchparameter
Im Idealfall heben Sie auch die Meldung der Treffer selbst auf. Eine elektronische Speicherung der Unterlagen ist ausreichend, jedoch sollte diese in der Regel mindestens zehn Jahre verfügbar sein. Eine passende Software ist eine einfache und automatisierte Lösung für die Dokumentation der Sanktionslistenprüfung.
Häufigkeit: Wann ist eine Sanktionslistenprüfung Pflicht?
Sanktionslisten und die damit verbundenen Verordnungen werden immer wieder aktualisiert. So können sich zum Beispiel die darauf gelisteten Personen ändern, Handelsverbote ausgeweitet oder Ausnahmen gestrichen werden. Wer seine Compliance sicherstellen möchte, sollte Sanktionslisten daher in regelmäßigen Abständen prüfen. Konkret bedeutet das: Sanktionslisten müssen geprüft werden, …
- wenn es zu einem neuen Vertragsabschluss mit Geschäftskontakten oder Mitarbeitern kommt.
- wenn eine Transaktion von Vermögenswerten, Geldern oder Waren geplant ist (v.a. grenzüberschreitend).
- wenn sich bei bestehenden Geschäftsbeziehungen Kontakte verändern (z.B. Wechsel des Geschäftsführers).
- wenn Sanktionslisten angepasst oder neu erlassen werden (häufig bei Veränderungen der politischen Lage, wie z.B. dem Ukraine-Krieg).
Zusätzlich sollte die Liste der bestehenden Geschäftskontakte und Mitarbeiter kontinuierlich mit Sanktionslisten abgeglichen werden.
Zielgruppe: Wer ist verpflichtet, Sanktionslisten zu prüfen?
Grundsätzlich gilt: Alle Unternehmen müssen stets die aktuellen Sanktionslisten beachten. Dabei ist es unerheblich, ob Geschäftskontakte über die EU-Grenzen hinaus bestehen oder nicht. Es ist also ein Irrglaube, dass nur international tätige Unternehmen zu Sanktionslistenprüfungen verpflichtet sind.
Tatsächlich können sogar kleine, lokal agierende Unternehmen bei fehlenden Sanktionslistenscreenings gegen gültiges Recht verstoßen – etwa durch einen sanktionierten Mitarbeiter oder einen ungeprüften Zahlungsverkehr. Vielen Unternehmen ist ebenfalls nicht bewusst, dass Personen, Organisationen und Länder, die auf US-Sanktionslisten stehen, häufig ebenso beachtet werden müssen. Das ist sogar dann der Fall, wenn diese nicht in den Sanktionsverordnungen der EU enthalten sind.
Ein besonders hohes Risiko, gegen Sanktionen zu verstoßen, besteht jedoch für:
- Unternehmen, die im Außenhandel tätig sind (Exporteure und Logistikunternehmen)
- Banken und andere Dienstleister aus dem Finanzsektor
- Unternehmen aus der Rüstungsindustrie
Konsequenzen: Was passiert bei Verstößen?
Ein Verstoß gegen aktuelle Sanktionslisten (egal, ob fahrlässig oder vorsätzlich) kann zu schwerwiegenden rechtlichen, wirtschaftlichen und allgemeinen Konsequenzen führen. Dazu können gehören je nach Art und Umfang der Verstöße:
- Geldstrafen
- Freiheitsstrafen für Verantwortliche
- Schadensersatzforderungen
- Berufsverbote für Compliance-Verantwortliche
- Unternehmensauflösungen
- Auflösung von Verträgen
- Kündigung von Krediten
- Ausschluss aus Lieferketten
- Imageschäden und Verlust von Kunden durch negative Medienberichterstattung
Anleitung: Wie führt man ein Sanktionslistenscreening durch?
Sie möchten Kunden, andere Geschäftspartner oder Mitarbeiter auf Sanktionslistentreffer prüfen? Dann müssen Sie die deutschen und EU-Sanktionslisten entweder manuell mithilfe von Tools oder mittels einer Software prüfen. Gerade im ersten Fall ist vertieftes Fachwissen nötig, um Sanktionslistenprüfungen selbständig und fehlerfrei durchzuführen. Das weitere Vorgehen im Detail auf Sanktionslistenprüfung
Unterstützung: Schnell Sanktionslisten geprüft dank SANSCREEN
Statt auf eine langwierige, komplexe manuelle Prüfung zu setzen, können Sie Ihre Kontakte auch automatisiert gegen Sanktionslisten prüfen lassen. Mit der richtigen Softwarelösung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern sind auch auf der sicheren Seite. Die Software SANSCREEN ist Made in Germany und bietet Ihnen viele praktische Funktionen.
