Das (elektronische / digitale) Ursprungszeugnis – Zweck und Beantragung einfach erklärt

Was muss ich über Ursprungszeugnisse grundsätzlich wissen?

Informieren Sie sich über Bedeutung, Zweck und Form von Ursprungszeugnissen. Hier alles Wichtige im Überblick:

Was ist ein Ursprungszeugnis?

Ein Ursprungszeugnis (UZ) ist ein Warenbegleitpapier, das den Ursprung Ihrer Waren / Teile bescheinigt. Je nach Importvorschrift des Empfangslandes wird es neben anderen Dokumenten, die Informationen zu Ihrer Ware enthalten (wie z.B. EUR.1 oder A.TR), der Sendung beigelegt. So kann es zum Beispiel für die Umsetzung von Zöllen herangezogen werden. Beantragt und ausgestellt wird das Ursprungszeugnis in Deutschland – entweder in Papierform oder digital – bei der jeweils zuständigen IHK.

Wofür brauche ich ein Ursprungszeugnis? 

Das Ursprungszeugnis ist häufig beim Versand von Waren mit nichtpräferenzieller Herkunft (das heißt nicht durch ein EU-Handelsabkommen zollbegünstigter Waren) in ein Nicht-EU-Land nötig. Diese benötigen – je nach Importvorschrift – gegebenenfalls ein Ursprungszeugnis zur Zollabwicklung bei der Einfuhr der Ware. Damit lassen sich zum Beispiel:

• Einfuhrkontrollen durchführen
• Importverbote durchsetzen
• handelspolitische Maßnahmen wie Anti-Dumping-Regelungen umsetzen

Auch im Zusammenhang mit Akkreditiven und Exportkreditversicherungen können Ursprungszeugnisse gefragt sein. Denn in allen Fällen gilt das Ursprungszeugnis als öffentliche Urkunde, die eindeutig den handelspolitischen Ursprung bestimmter Waren beweist.

Was ist der Unterschied zwischen einem Ursprungszeugnis und einem EUR.1-Präferenznachweis oder einer Lieferantenerklärung?

Das Ursprungszeugnis unterscheidet sich von EUR.1 Dokumenten und Lieferantenerklärungen sowohl in Zweck als auch Aussteller.

Eine Übersicht:

Wie sieht ein Ursprungszeugnis aus?

Ein Ursprungszeugnis besteht aus acht Hauptfeldern, im Antrag auf Ausstellung kommt noch ein neuntes hinzu. In der oberen, rechten Ecke ist die Bezeichnung der entsprechenden Ausführung (Original, Durchschrift, Antrag auf Ausstellung) und die Seriennummer angegeben. Darunter stehen die Angaben „Europäische Union“ und „Ursprungszeugnis“. Bei Durchschrift und Original wird dies auf Englisch, Französisch und Spanisch übersetzt.

Was ist der Unterschied zwischen dem digitalen Ursprungszeugnis, dem elektronischen Ursprungszeugnis und der Papier-Variante?

Während Ursprungszeugnisse ursprünglich nur in Papierform beantragt und ausgestellt wurden, ist dieser Prozess mittlerweile vollständig digitalisiert: Das elektronische Ursprungszeugnis (eUZ) erlaubt eine digitale Antragstellung und ein anschließendes Ausdrucken des Nachweises im Unternehmen. Seit dem 15. September 2025 gibt es außerdem das sogenannte digitale Ursprungszeugnis (dUZ). Hier läuft nicht nur die Beantragung online ab. Das Dokument wird auch digital ausgestellt und weiterverwendet; die Nutzung des UZ in Papierform ist nunmehr gänzlich optional.

Wann brauche ich ein Ursprungszeugnis für meine Ware?

Ob ein Ursprungszeugnis erforderlich ist, hängt vom Zielland, dem Geschäftsvorgang und den Anforderungen Ihres Kunden ab. In vielen Drittstaaten ist es unverzichtbar, in manchen aber auch nur bei bestimmten Warengruppen oder Situationen. Eine frühzeitige Prüfung verhindert Verzögerungen und stellt sicher, dass alle Dokumente vollständig vorliegen. Nutzen Sie zum Beispiel das EU-Portal Access2Markets, um Einfuhranforderungen und Ursprungsregeln für bestimmte Länder zu prüfen. Dort können Sie auch einsehen, welchen Herkunftsnachweis Sie für Ihre Warensendung benötigen.

Wie und wo beantrage ich ein Ursprungszeugnis?

Der Antrag eines Ursprungzeugnisses erfolgt in Deutschland bei der IHK. Zwei Wege sind möglich:

• Papier: Sie können einen Antrag in Papierform an die IHK stellen. Hierfür benötigen Sie das Antragsformular (besteht aus Original, Antrag auf Ausstellung und ggf. Durchschlag). In dieses Formular tragen Sie alle relevanten Daten ein und reichen es anschließend per Post oder persönlich bei der IHK ein.
• Elektronisch: Es besteht auch die Möglichkeit, den Antrag direkt elektronisch bei der IHK einzureichen. Seit Oktober 2019 ist dieser elektronische Antrag über eine Webanwendung noch einfacher umsetzbar.

Die IHK prüft dann die im Antragsformular angegebenen Daten und stellt bei Richtigkeit das verifizierte und gestempelte Ursprungszeugnis zur Verfügung (in der gewünschten EU-Amtssprache). Seit September 2025 kann das ausgestellte Ursprungszeugnis danach nicht nur in ausgedruckter Form verwendet werden, sondern auch vollkommen digital.

Achtung: Ein Ursprungszeugnis wird nur ausgestellt, wenn das Ursprungszeugnis-Formular korrekt ausgefüllt wurde. Die IHK kann eine Ausstellung auch ablehnen, wenn die Angaben überprüft wurden und sich als unvollständig oder falsch herausstellen.

Welche Unterlagen muss ich sammeln, um das Ursprungsland nachweisen zu können?

Die IHK benötigt klare, nachvollziehbare Unterlagen zur Produktion oder Herkunft der Ware. Dazu können zum Beispiel gehören:

• Produktionsunterlagen (Arbeitsschritte, Zeitaufwand, Maschinen)
• Materiallisten und Stücklisten
• Rechnungen und Lieferscheine zu Rohstoffen oder Komponenten
• Lieferantenerklärungen oder Herstellererklärungen
• frühere Ursprungszeugnisse oder andere amtliche Nachweise

Informieren Sie sich am besten vorab bei Ihrer IHK.

Warum sollte ich das Ursprungszeugnis digital beantragen?

Die elektronische / digitale Beantragung des Ursprungszeugnisses erleichtert und beschleunigt den Prozess auf beiden Seiten. Denn der digitale Antrag bietet folgende Vorteile:

• Verfügbarkeit unabhängig von Öffnungszeiten: Der Antrag auf das Ursprungszeugnis ist unabhängig von den Öffnungszeiten der IHK oder der Post stellbar.
• Zeitersparnis: Das elektronische Ursprungszeugnis kann vom Antragsteller direkt selbst ausgedruckt
• Flexible Änderungen: Durch das elektronische Portal ist die Kommunikation mit der IHK schneller und einfacher, Änderungen können also direkt am Bildschirm besprochen und in Zusammenarbeit mit der IHK durchgeführt werden.

Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, um das Ursprungszeugnis digital zu beantragen?

Damit Sie Ihr Ursprungszeugnis elektronisch beantragen können, ist es für die IHK unumgänglich, eine korrekte Verifizierung Ihrer Person / Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Aus diesem Grund müssen Sie der IHK Ihr Interesse an der elektronischen Antragstellung mitteilen und Ihr Unternehmen einer Prüfung bezüglich der bestehenden Ursprungsdokumentation unterziehen lassen. Sieht die IHK hierbei keine Probleme, benennen Sie eine Ansprechperson, die Ihr Unternehmen gegenüber der IHK vertritt und melden diese an. Hierfür steht ein Formular auf der Website der IHK zur Verfügung.

Sobald die Ansprechperson genehmigt wurde, erhält sie einen Code für die Anmeldung im elektronischen Anmeldeportal. Innerhalb dieses Portals erfolgt die Verifizierung für die Antragstellung auf zwei Arten:

• Signaturkarte + Lesegerät: Sie haben die Möglichkeit, bei der IHK eine Signaturkarte und ein zugehöriges Kartenlesegerät zu erwerben, anhand derer Sie sich in der Anwendung der IHK verifizieren können. Diese Art der Verifizierung wird von der IHK als die sicherere Variante beworben.
• E-Mail + Nutzerkennung: Ihre angegebenen Kontaktdaten werden gemeinsam mit Ihrer Nutzerkennung verwendet, um Sie verifizieren zu können. Die Mehrkosten durch die Anschaffung einer Signaturkarte mit Kartenlesegerät fallen dadurch weg.

Gut zu wissen: Für Unternehmen, die bereits vor dem 15. September 2025 elektronische Ursprungszeugnisse verwendet haben, ändert sich mit der Einführung des digitalen Ursprungszeugnisses nichts. Sie benötigen keine weitere Freischaltung.

Welche IHK ist für mein Unternehmen zuständig?

Zuständig ist die IHK des Firmensitzes oder der Betriebsstätte. Der offizielle IHK-Finder zeigt Ihnen anhand der Postleitzahl die richtige IHK an.

Wie bestimme ich das korrekte Ursprungsland meiner Ware?

Das Ursprungsland ist das Land, in dem die Ware ein neues Erzeugnis geworden ist oder eine bedeutende Produktionsstufe durchlaufen hat. Häufig ist es der Ort der letzten wesentlichen Be- oder Verarbeitung. Das heißt: Ein einfaches Umpacken oder Etikettieren reicht nicht aus, um den Ort zum neuen Ursprungsland zu machen.

Diese Regel definiert den nichtpräferenziellen Ursprung und verhindert, dass minimale Tätigkeiten das Ursprungsland verändern. Eine klare Dokumentation ist entscheidend für die IHK-Prüfung.

Welche Kosten und Bearbeitungszeiten muss ich einplanen?

Die Kosten für Ursprungszeugnisse sind bundesweit ähnlich, können jedoch regional variieren. Die Bearbeitungszeit hängt vom Einreichungsweg und der Vollständigkeit der Unterlagen ab. Digitale Verfahren sind deutlich schneller.

Wann brauche ich eine zusätzliche konsularische Beglaubigung?

Einige Länder verlangen, dass Ursprungszeugnisse zusätzlich durch das Konsulat oder durch die GHORFA (Deutsch-Arabische Industrie- und Handelskammer) bestätigt werden.

Typische Fälle:

• Exporte in beispielsweise arabische Länder wie Ägypten, Irak, Iran, Saudi-Arabien, Jemen, Katar, Kuwait, Oman, Bahrain, VAE, Jordanien, Syrien
• Akkreditivvorschriften
• bestimmte Branchenanforderungen

Wichtig: Die genauen Anforderungen der Länder unterliegen grundsätzlich ständiger Veränderung und müssen stets individuell für jeden Export geprüft werden (vgl. z.B. Access2Markets).

Kann ich das Ursprungszeugnis nachträglich ändern?

Nein, eine nachträgliche Änderung oder Ergänzung des Ursprungszeugnisses ohne Zustimmung der IHK wird als Urkundenfälschung gewertet.

Wie fülle ich den Antrag auf ein Ursprungszeugnis aus?

Um ein Ursprungszeugnis erfolgreich zu beantragen, müssen Sie Daten rund um Antragsteller, Empfänger, Ware sowie deren Herkunft angeben. Die entsprechenden Informationen werden in die 9 vorgegebenen Formularfelder eingetragen und können durch zusätzliche Informationen auf der Rückseite des Dokuments oder zusätzliche Dokumente ergänzt werden.

Im Folgenden führen wir auf, welche Daten in welchem Feld des UZ-Antrags nötig sind:

Feld 1:

• vollständige Firmierung (wie im Handelsregister eingetragen)
• Kleingewerbetreibende und Gesellschaften bürgerlichen Rechts: ausgeschriebener Vor- und Zuname
• Fantasienamen sind nur nach korrekter Firmierung zulässig
• ausländischer Auftraggeber mit Angabe des Vertragsverhältnisses (z.B.: „on behalf of …/as agent for …”)

Feld 2:

• Mindestangabe: Zielland
• falls Empfänger bekannt und genannt werden darf: vollständige Anschrift des Empfängers
• falls Empfänger unbekannt oder nicht genannt werden möchte: „an Order“ und Empfangsland

Feld 3:

• Angabe der offiziellen Bezeichnung des Ursprungslandes
• Liste der offiziellen Länderbezeichnungen bei Downloads der IHK

Feld 4:

• freiwillige Angabe über die Beförderungsart (z.B.: Luftfracht, LKW etc.)

Feld 5:

• freiwillige Bemerkungen (z.B.: Rechnungsnummer, L/C-Nummer, Auftragsnummer etc.)

Achtung: weiterführende Angaben sollten vorher mit der IHK besprochen werden

Feld 6:

• Warenbezeichnung/-beschreibung, muss verständlich sein und Identifikation der Ware ermöglichen
• weitere Angaben: Artikelnummer, Typ- oder Seriennummer, Anzahl und Art der Packstücke, sowie deren Markierung

Feld 7:

• Angaben zur Ware (z.B.: Brutto- und Nettogewicht, Stückzahl, Liter, Meter etc.)

Hinweis: Mengenangaben können in geeigneten Maßeinheiten erfolgen

Feld 8 (nur im Antrag ausfüllen):

• Erklärung, ob Ware im eigenen Betrieb oder in einem anderen Betrieb hergestellt wurde (nach dem Prinzip der letzten wesentlichen Be- oder Verarbeitung)
• bei mehreren Waren / Betrieben: Zuordnung muss eindeutig sein
• Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Antragstellers

Feld 9 (nur im Antrag vorhanden):

• Firmenname / Name des Antragstellers
• Anschrift des Antragstellers

Hinweis: Feld 9 muss nur ausgefüllt werden, wenn Antragsteller und Absender nicht identisch sind. Der Antragsteller muss seinen Sitz jedoch in dem zuständigen Bezirk der IHK haben und benötigt eine Vollmacht des Absenders. Der Absender muss zudem in der EU ansässig sein.

Rückseite:

• spezielle Erklärungen, die von Empfangsland oder Kunde gefordert werden (müssen auf allen drei Ausfertigungen angegeben werden)
• Unterschrift des Antragstellers

Wie kann ich mir die Antragstellung von Ursprungszeugnissen vereinfachen?

Setzen Sie zum einen auf eine digitale Beantragung und nutzen Sie zum anderen eine Ausfuhr-Software, die Ihnen das Ausfüllen der Anträge erleichtert. Mit der BEX Software AES3 sowie dem Add-on FORMS ist das in wenigen Klicks erledigt.