Beim Warenexport aus dem EU-Zollgebiet heraus müssen vom Versender bestimmte Dokumente zusammengestellt werden. Die Handelsrechnung (Exportrechnung) enthält zentrale Angaben über den Exporteur, den Empfänger, die Ware sowie die Lieferung selbst. Damit dient sie als wichtige Basis für Zollprozesse und andere Formalitäten im Rahmen der Ausfuhr. In dieser hilfreichen Übersicht zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Handelsrechnung vollständig und korrekt aufsetzen.
Was ist eine Handelsrechnung?
Die Handelsrechnung (auch Commercial Invoice oder Exportrechnung) ist eines von vielen verschiedenen Ausfuhrdokumenten. Sobald Sie einen Export an einen Empfänger in einem Drittland tätigen, ist die Handelsrechnung nötig. Denn enden Sendungen außerhalb des Zollgebiets der Europäischen Union, gelten andere Anforderungen an die Rechnungsausstellung. Die Rechnungen, welche üblicherweise im Handel verwendet werden, weichen von den Handelsrechnungen inhaltlich ab. Eine Reihe von Zusatzangaben über den Kaufvertrag sind nötig. Wie ein Ursprungszeugnis deklariert die Exportrechnung zum Beispiel den Ursprung der Ware. Sie liegt der Sendung bei und kann deswegen auch als Warenbegleitdokument kategorisiert werden.
Eine legalisierte Handelsrechnung ist eine Sonderform der Handelsrechnung, die einer zusätzlichen Kontrolle unterliegt. Ist diese laut Vorschrift des Ziellandes zu entrichten, muss eine Beglaubigung eingeholt werden – entweder von der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder von einem Konsulat.
Achtung: Eine Handelsrechnung wird nur verwendet, wenn ein Kaufvertrag zwischen Sender und Empfänger besteht. Versenden Sie beispielsweise ein Warenmuster, für dessen Lieferung keine Zahlung nötig ist, müssen Sie stattdessen eine Pro-Forma-Rechnung ausstellen. Die Handelsrechnung ist im Übrigen kein CN22 oder CN23 Dokument – hierbei handelt es sich um ein anderes Ausfuhr- bzw. Transportdokument. Eine Handelsrechnung ist außerdem zu unterscheiden von der Zollfaktura oder Konsulatsfaktura, die zwar ähnliche Angaben enthalten können, aber besondere formale Anforderungen stellen.
Wofür benötigt der Zoll eine Handelsrechnung?
Mit einer Handelsrechnung werden dem Empfänger nicht nur wichtige Daten über seine Ware und den Kaufvertrag geliefert. Das Dokument spielt auch bei der Verzollung der Warensendung eine wichtige Rolle. Denn mithilfe der Exportrechnung kann die Zollbehörde den sogenannten Zollwert berechnen. Daraus wiederum ergibt sich die Höhe der anfallenden Zölle und Steuern, die bei der Einfuhr zu leisten sind. Neben den Zollgebühren werden dem Zielland mithilfe der Rechnung außerdem Daten für Statistiken geliefert.
Nicht zuletzt gilt die Handelsrechnung im internationalen Versand als Nachweis bei Akkreditiven und hängt somit auch mit der Zahlung des Kaufvertrags zusammen.
Handelsrechnung ausstellen: diese wichtigen Informationen sind relevant
Allgemeine Hinweise zur Rechnungserstellung
Wenn Sie eine Handlungsrechnung erstellen möchten, können Sie leider auf keine allgemeingültige Vorlage zum Ausfüllen zurückgreifen. Dennoch gibt es einige Angaben, die in den meisten Fällen gefragt sind. Eine erste Orientierung bietet das Handelsgesetzbuch, worin allgemeine Rechnungsangaben beschrieben werden. Wird eine Rechnung für den internationalen Handel verwendet, kommen jedoch noch weitere Informationen bei der Rechnungsausstellung ins Spiel. Zum Teil können sogar Zusatzangaben nötig sein, die das Bestimmungsland fordert.
Allgemein zu beachten ist jedoch:
- Die Ausstellung erfolgt in englischer Sprache, da die Exportrechnung für internationale Sendungen gedacht ist.
- Die Rechnung muss unterschrieben und gegebenenfalls mit dem Unternehmensstempel versehen werden.
- Da die Ware das EU-Zollgebiet verlässt, gilt die Umsatzsteuerfreiheit – und Sie müssen die Preise in Netto angeben.
Gängige Angaben auf Handelsrechnungen
Eine Handelsrechnung gibt vor allem folgende Informationen an:
Exporteur und Importeur (falls zutreffend)
- Vorname und Nachname
- Name des Unternehmens
- Adresse des Unternehmens
- Kontaktmöglichkeit, wie eine Telefonnummer der Ansprechperson
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. Steuernummer
- EORI-Nummer bzw. alternative Identifikationsnummer je nach Land
Versandte Ware
- genaue Beschreibung der Art der Ware (z.B. mit Materialien, Produktmarke etc.)
- Anzahl der Warenstücke
- Brutto- und Nettogewicht der Ware (mit und ohne Verpackungsgewicht)
- Warenwert (Marktwert & Währung)
- Zolltarifnummer / HS-Code
- Ursprungsland
Lieferung
- Vertrags- und Lieferbedingungen (standardisierte Handelsklauseln nach IncotermsⓇ)
- Versandweg bzw. Transportmittel (z.B. Nummer des Flugs)
- Lieferzeitpunkt
- Kosten für die Verpackung der Ware
- Kosten für den Versand der Ware
- Kosten für die Versicherung der Sendung
weitere allgemeine Angaben
- Datum, an dem die Handelsrechnung ausgestellt wird
- Rechnungsnummer
- Hinweis bezüglich der Steuerbefreiung
- Bankverbindung des Versenders
- Rechtsform des Unternehmens
- Nummer des Handelsregistereintrags
- Beschreibung der Zahlungsbedingungen
Länderspezifische Zusatzangaben
Abhängig vom Bestimmungsland müssen Handelsrechnung noch weitere Angaben enthalten. Welche Informationen als Grundlage für die Zollabfertigung im jeweiligen Drittland zwingend erforderlich sind, können Sie beispielsweise über die Webseite Access2Markets der Europäischen Union herausfinden.
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