Was ist der Ausfuhrnachweis?

Kurzüberblick: Was ist ein Ausfuhrnachweis?

Ein Ausfuhrnachweis ist der steuerliche Beleg dafür, dass eine Ware das Gebiet der Europäischen Union tatsächlich verlassen hat. Er ist zwingende Voraussetzung, damit eine Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1a in Verbindung mit § 6 UStG umsatzsteuerfrei behandelt werden darf. Ohne diesen Nachweis gilt die Lieferung grundsätzlich als steuerpflichtig.

Wichtig zu wissen: Der Ausfuhrnachweis wird nicht bei einer Behörde „eingereicht“, sondern im Unternehmen geführt. Das heißt, Sie sammeln und archivieren alle erforderlichen Belege in Ihren Unterlagen, um sie im Rahmen einer Betriebs- oder Umsatzsteuerprüfung vorlegen zu können.

Ist eine Ausfuhrbescheinigung der Ausfuhrnachweis?

Nein, der Ausfuhrnachweis ist nicht automatisch mit einer Ausfuhrbescheinigung gleichzusetzen. Der Begriff „Ausfuhrnachweis“ beschreibt den steuerlichen Oberbegriff für alle Belege, mit denen Sie die tatsächliche Warenausfuhr dokumentieren. Die Ausfuhrbescheinigung hingegen ist ein konkretes Formular oder Dokument, das in bestimmten Sonderfällen verwendet wird – etwa im Reiseverkehr.

Kurz erklärt: Die Umsatzsteuerfreiheit bei Ausfuhren nach § 4 Nr. 1 und § 6 UStG

Was ist die Umsatzsteuerfreiheit bei Ausfuhren in ein Drittland?

Bei einer Ausfuhr von Waren in Drittländer – also Staaten außerhalb der Europäischen Union – können Exporteure nach § 4 Nr. 1 und § 6 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Steuerbefreiung nutzen.

Welche Voraussetzungen gelten für die Befreiung von der Umsatzsteuer?

Um diese Umsatzsteuerfreiheit für eine Ausfuhrlieferung gültig zu machen, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

• körperlicher, grenzüberschreitender Export der Ware vom Lieferanten oder einem Spediteur durchgeführt
• Rechnung muss Angaben über die Nutzung der Steuerbefreiungsregelung enthalten
• entsprechende Ausfuhrnachweise liegen vor (Liste der Dokumente abhängig von Beförderung oder Versendung, vgl. weiter unten)
• zusätzlich: Vorschriften zu Sitz / Wohnort des Abnehmers, je nach Zuständigkeit der Ausfuhr (vgl. folgender Abschnitt)

Inwiefern beeinflusst die Zuständigkeit bei der Ausfuhr die Regeln zur Steuerbefreiung?

Je nachdem, wer bei der Ausfuhr als Zuständiger agiert, gelten weitere Voraussetzungen zur Nutzung der Umsatzsteuerbefreiung. Zu unterscheiden sind zwei Fälle:

• der Lieferant agiert als Ausführer (durch selbstständigen Export oder über Spediteur)
• der Abnehmer der Ausfuhrlieferung agiert als Ausführer (durch selbstständigen Export oder über Spediteur)

Ist letzteres der Fall, gilt eine weitere Bedingung für die Umsatzsteuerfreiheit der Ausfuhr: Er muss nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 UStG ein ausländischer Unternehmer sein, d.h. im Regelfall seinen Sitz in einem Drittland (Land außerhalb des EU-Zollgebiets) besitzen.

Inwiefern spielt es für die Umsatzsteuerbefreiung eine Rolle, ob es sich um eine Beförderung oder Versendung der Ware handelt?

Je nach Art des Exports richtet sich die Form der Ausfuhrnachweise. Man unterscheidet zwischen einer Beförderung und einer Versendung der Ware:

• Bei einer Beförderung führt der Ausführer selbstständig den Export der Ware durch.
• Bei einer Versendung überlässt der Ausführer den Export einem Dritten, also meist einem Spediteur.

Wie weist man die Ausfuhr der Ware konkret nach?

Der Ausfuhrnachweis zur Umsatzsteuerbefreiung einer Warenlieferung in ein Drittlandsgebiet erfolgt über einen Belegnachweis und einen Buchnachweis. Beide Nachweise sind zu erbringen, um bei der Rechnungsstellung auf die Abfuhr der Umsatzsteuer zu verzichten.

Belegnachweis

Der zuständige Unternehmer muss bei Nutzung der Umsatzsteuerbefreiung einen Belegnachweis besitzen. Er muss zehn Jahre lang vorlegbar sein; es besteht eine entsprechende Aufbewahrungspflicht.

Nur in Sonderfällen kann der Belegnachweis nachträglich besorgt werden, dann ist die Zeitverzögerung jedoch auf der Umsatzsteuervoranmeldung beziehungsweise der Umsatzsteuerjahreserklärung vorzumerken.

Fall 1: Nachweis bei Beförderung

Ein Belegnachweis muss bei einer Beförderung der Ware folgende Informationen enthalten:

• Name und Adresse des Ausführers
• Beschreibung und Menge der Ware
• Angaben zur Ausfuhrlieferung (Zeitpunkt, Ort)
• Ausfuhrbestätigung über den körperlichen, grenzüberschreitenden Export der Ware

Welche Dokumente können also als Belegnachweis verwendet werden?

Es gibt verschiedene Optionen – je nach Ausfuhrverfahren:

1. Ausgangsvermerk: Im zweistufigen Ausfuhrverfahren dient der Eingang des zollamtlichen Ausgangsvermerks als Teil des Ausfuhrnachweises – so schreibt es § 9 der Umsatzsteuer Durchführungsverordnung (UStDV) vor. Dieser Ausgangsvermerk wird im Normalfall über das elektronische Ausfuhrverfahren ATLAS an den Ausführer versendet, sobald die Ausgangszollstelle die sogenannte Ausgangsbestätigung über den Warenexport an die Ausfuhrzollstelle weitergeleitet hat.
2. Handelsübliche Belege: Darf der Ausführer die Ware ohne Ausfuhranmeldung in das Drittland transportieren (z.B. weil entsprechende Wertgrenzen nicht überschritten werden und keine Genehmigungspflichten gelten), können Sie als Ausführer handelsübliche Belege als Ausfuhrnachweis nutzen.
3. Alternative Dokumente mit zusätzlicher Ausfuhrbestätigung (datiert und gestempelt): In Sonderfällen sind auch andere Dokumente zulässig, die jedoch zusätzlich durch Datum und Stempel die Warenausfuhr bestätigen müssen. So wird in Ausnahmefällen auch ein Ausfuhrbegleitdokument (ABD) als Ausfuhrnachweis anerkannt.

Wichtig: Ein Nachweis über die Ankunft der Lieferung im Drittland reicht als Belegnachweis nicht aus.

Fall 2: Nachweis bei Versendung

Wird die Ware versendet, sind Belegnachweise mit folgenden Angaben nötig:

• Name und Adresse des beauftragten Spediteurs und seines Auftraggebers
• Beschreibung und Menge der Ware
• Zeitpunkt und Ort der Ausfuhrlieferung
• Adresse des Empfängers beziehungsweise Zielort
• Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben basierend auf Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
• Name, Adresse und Unterschrift der ausstellenden Instanz
• Zeitpunkt der Belegausstellung

Welche Dokumente können also als Belegnachweis verwendet werden?

Ein Belegnachweis erfolgt im Fall einer Versendung der Ware in der Regel über die Versendungsbelege, also beispielsweise

• einen Frachtbrief oder
• einen Ladeschein

– sofern diese alle nötigen Informationen enthalten.

Alternativ können Unternehmen eine Bescheinigung ihrer Spedition oder eine Versandbestätigung nutzen, falls diese die oben genannten Angaben abdeckt.

Achtung: Es sind verschiedene Sonderfälle zu beachten, unter anderem bei der Nutzung von Freihäfen, Postsendungen und Kurierdiensten sowie bei einer zusätzlichen Veränderung der Ware vor deren Ausfuhr. Kann der Nachweis im Versendungsfall nicht wie vorstehend beschrieben geführt werden, so gelten die Anforderungen wie in Beförderungsfällen. Dies gilt beispielsweise, wenn der Spediteur nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässig ist.

Buchnachweis

Neben dem Belegnachweis ist ein Buchnachweis für einen vollständigen Ausfuhrnachweis nötig. Er muss unter anderem folgende Angaben enthalten (vgl. auch § 13 UStDV für mehr Infos):

• Beschreibung und Menge der Ware
• Name und Adresse des Abnehmers
• Zeitpunkt der Ausfuhr
• Entgelt
• Informationen zu einer Veränderung der Ware vor der Ausfuhr
• Ausfuhr
• bei selbstständiger Ausfuhr an inländischen Abnehmer: Beförderung und Zielort
• bei Warenabholung durch Abnehmer oder seinen Vertreter: Branche / Berufsbezeichnung des Abnehmers sowie Zweck des Warenerwerbs

Ist eine Steuerbefreiung ohne Nachweis der Ausfuhr möglich?

Eine Umsatzsteuerbefreiung der Ausfuhrlieferung ist ohne Ausfuhrnachweis grundsätzlich nicht möglich. In Ausnahmen können die Belege in einem gewissen Rahmen zeitverzögert organisiert werden. Dann ist jedoch sicherzustellen, dass die Angaben darüber zunächst auf der Umsatzsteuervoranmeldung beziehungsweise der Umsatzsteuerjahreserklärung nachzulesen sind. Wenn die Lieferungen ohne Nachweise in ein Drittland befördert oder versendet werden, ist die Umsatzsteuer darauf anzuwenden.

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