Um die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 1 und § 6 Umsatzsteuergesetz bei Ausfuhrlieferungen in ein Drittland gültig zu machen, benötigen Exporteure den entsprechenden Ausfuhrnachweis. Mit einem Belegnachweis und einem Buchnachweis wird dokumentiert, dass die Ware exportiert wurde. Wir erklären das Wichtigste zum Nachweis für Umsatzsteuerzwecke.
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Wichtige Hintergründe zum Ausfuhrnachweis
Umsatzsteuerfreiheit bei Ausfuhren ins Drittland
Bei einer Ausfuhr von Waren in Drittländer – also Staaten außerhalb der Europäischen Union – können Exporteure nach § 4 Nr. 1 und § 6 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Steuerbefreiung nutzen. Um diese Umsatzsteuerfreiheit für eine Ausfuhrlieferung gültig zu machen, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:
- körperlicher, grenzüberschreitender Export der Ware vom Lieferanten oder einem Spediteur durchgeführt
- Rechnung muss Angaben über die Nutzung der Steuerbefreiungsregelung enthalten
- entsprechende Ausfuhrnachweise liegen dem Ausführer vor
- zusätzlich: Vorschriften zur Staatsangehörigkeit des Abnehmers, je nach Zuständigkeit der Ausfuhr (vgl. folgender Abschnitt)
Zuständigkeit bei der Ausfuhr
Bei der Anwendung der Steuerbefreiungsregelung spielt außerdem die Zuständigkeit bei der Ausfuhr eine wichtige Rolle. Zu unterscheiden sind zwei Fälle:
- der Lieferant agiert als Ausführer (durch selbstständigen Export oder über Spediteur)
- der Abnehmer der Ausfuhrlieferung agiert als Ausführer (durch selbstständigen Export oder über Spediteur)
Ist letzteres der Fall, gilt eine weitere Bedingung für die Umsatzsteuerfreiheit der Ausfuhr: Der Abnehmer der Ware darf kein deutsches Unternehmen sein. Stattdessen muss sich der Sitz im inner- oder außereuropäischen Ausland befinden.
Unterscheidung: Beförderung oder Versendung?
Die Form der Ausfuhrnachweise richtet sich nach der Art des Exports:
- Bei einer Beförderung führt der Ausführer selbstständig den Export der Ware durch.
- Bei einer Versendung überlässt der Ausführer den Export einem Dritten, also meist einem Spediteur.
Was gilt als Ausfuhrnachweis?
Der Ausfuhrnachweis zur Umsatzsteuerbefreiung einer Warenlieferung in ein Drittlandsgebiet erfolgt über einen Belegnachweis und einen Buchnachweis. Beide Nachweise sind zu erbringen, um bei der Rechnungsstellung auf die Abfuhr der Umsatzsteuer zu verzichten.
Belegnachweis
Der zuständige Unternehmer muss bei Nutzung der Umsatzsteuerbefreiung einen Belegnachweis besitzen. Er muss zehn Jahre lang vorlegbar sein; es besteht eine entsprechende Aufbewahrungspflicht.
Nur in Sonderfällen kann der Belegnachweis nachträglich besorgt werden, dann ist die Zeitverzögerung jedoch auf der Umsatzsteuervoranmeldung beziehungsweise der Umsatzsteuerjahreserklärung vorzumerken.
Fall 1: Nachweis bei Beförderung
Ein Belegnachweis muss bei einer Beförderung der Ware folgende Informationen enthalten:
- Name und Adresse des Ausführers
- Beschreibung und Menge der Ware
- Angaben zur Ausfuhrlieferung (Zeitpunkt, Ort)
- Ausfuhrbestätigung über den körperlichen, grenzüberschreitenden Export der Ware
Welche Dokumente können also als Belegnachweis verwendet werden?
Ein Nachweis über die Ankunft der Lieferung im Drittland reicht als Belegnachweis nicht aus. Im zweistufigen Ausfuhrverfahren dient stattdessen der Eingang des zollamtlichen Ausgangsvermerks als Teil des Ausfuhrnachweises – so schreibt es § 9 der Umsatzsteuer Durchführungsverordnung (UStDV) vor. Dieser Ausgangsvermerk wird über das elektronische Ausfuhrverfahren ATLAS an den Ausführer versendet, sobald die Ausgangszollstelle die sogenannte Ausgangsbestätigung über den Warenexport an die Ausfuhrzollstelle weitergeleitet hat. In Sonderfällen sind auch andere Dokumente zulässig, die jedoch zusätzlich durch Datum und Stempel die Warenausfuhr bestätigen müssen. So wird in Ausnahmefällen auch ein Ausfuhrbegleitdokument (ABD) als Ausfuhrnachweis anerkannt.
Darf der Ausführer die Ware ohne Ausfuhranmeldung in das Drittland transportieren, da die Lieferung die entsprechende Wertgrenze nicht überschreitet, können Sie als Ausführer handelsübliche Belege als Ausfuhrnachweis nutzen.
Fall 2: Nachweis bei Versendung
Ein Belegnachweis erfolgt im Fall einer Versendung der Ware in der Regel über die Versendungsbelege, also beispielsweise einen Frachtbrief oder ein Ladeschein – sofern diese alle nötigen Informationen enthalten.
Alternativ können Unternehmen eine Bescheinigung ihrer Spedition oder eine Versandbestätigung nutzen, falls diese die folgenden Angaben abdeckt:
- Name und Adresse des beauftragten Spediteurs und seines Auftraggebers
- Beschreibung und Menge der Ware
- Zeitpunkt und Ort der Ausfuhrlieferung
- Adresse des Empfängers beziehungsweise Zielort
- Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben basierend auf Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
- Name, Adresse und Unterschrift der ausstellenden Instanz
- Zeitpunkt der Belegausstellung
Achtung: Es sind verschiedene Sonderfälle zu beachten, unter anderem bei der Nutzung von Freihäfen, Postsendungen und Kurierdiensten sowie bei einer zusätzlichen Veränderung der Ware vor deren Ausfuhr. Kann der Nachweis im Versendungsfall nicht wie vorstehend beschrieben geführt werden, so gelten die Anforderungen wie in Beförderungsfällen. Dies gilt beispielsweise, wenn der Spediteur nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässig ist.
Buchnachweis
Neben dem Belegnachweis ist ein Buchnachweis für einen vollständigen Ausfuhrnachweis nötig. Er muss folgende Angaben enthalten:
- Beschreibung und Menge der Ware
- Name und Adresse des Abnehmers
- Zeitpunkt der Ausfuhr
- Entgelt
- Informationen zu einer Veränderung der Ware vor der Ausfuhr
- Ausfuhr
- bei selbstständiger Ausfuhr an inländischen Abnehmer: Beförderung und Zielort
- bei Warenabholung durch Abnehmer oder seinen Vertreter: Branche / Berufsbezeichnung des Abnehmers sowie Zweck des Warenerwerbs
Ist eine Steuerbefreiung ohne Nachweis der Ausfuhr möglich?
Eine Umsatzsteuerbefreiung der Ausfuhrlieferung ist ohne Ausfuhrnachweis grundsätzlich nicht möglich. In Ausnahmen können die Belege in einem gewissen Rahmen zeitverzögert organisiert werden. Dann ist jedoch sicherzustellen, dass die Angaben darüber zunächst auf der Umsatzsteuervoranmeldung beziehungsweise der Umsatzsteuerjahreserklärung nachzulesen sind. Wenn die Lieferungen ohne Nachweise in ein Drittland befördert oder versendet werden, ist die Umsatzsteuer darauf anzuwenden.
