Sanktionslisten-Screening: Wie Unternehmen Risiken automatisiert und rechtssicher minimieren

Ob Finanzdienstleister, exportorientiertes KMU oder Konzern: Die Einhaltung von Sanktionsvorgaben ist fester Bestandteil moderner Compliance-Strategien. Automatisiertes Sanktionslistenscreening spielt dabei eine zentrale Rolle. Denn: Verstöße gegen Sanktionsvorgaben können zu erheblichen Reputations- und Haftungsrisiken führen. Der folgende Beitrag zeigt, wie State-of-the-Art-Screening technisch funktioniert – und wie Unternehmen davon profitieren. 

Was bedeutet Sanktionslistenscreening – und warum ist es so wichtig?

Begriffsklärung: Sanktionslistenscreening / Sanktionslistenprüfung

Sanktionslistenscreening (auch Sanktionslistenprüfung genannt) bezeichnet den automatisierten Abgleich unternehmensinterner Daten (z.B. zu Kunden, anderen Geschäftspartnern oder Mitarbeitern) mit offiziellen internationalen Sanktionslisten. Diese Listen umfassen Personen, Organisationen oder Staaten, gegen die wirtschaftliche oder finanzielle Beschränkungen bestehen. Anders als bei manuellen Prüfungen erfolgt das Screening über moderne Softwarelösungen kontinuierlich und mit automatisierter Protokollierung. 

Aktuelle Relevanz von Sanktionslisten

Weltweit verschärfen sich regulatorische Anforderungen. EU-Verordnungen, US-Vorgaben (OFAC) und weitere internationale Regularien verpflichten Unternehmen zu sorgfältigem Screening. Fehlende oder fehlerhafte Prüfungen können nicht nur hohe Bußgelder, sondern auch Reputationsverluste und operative Risiken nach sich ziehen. 

Ziel: Verstöße gegen Sanktionen vermeiden

Ziel des Sanktionslistenscreenings ist es also, Geschäftsbeziehungen mit sanktionierten Akteuren zu vermeiden – und dadurch Risiken wie Terrorismusfinanzierung oder Verstöße gegen Exportkontrollen vorzubeugen. Compliance-Verantwortliche schaffen auf diese Weise rechtliche Sicherheit und minimieren operative Unsicherheiten. 

Wer muss screenen – und in welchen Situationen?

Verpflichtete Akteure

Prinzipiell gilt: Alle in der EU tätigen Unternehmen sind verpflichtet, Sanktionsprüfungen durchzuführen. Besonders relevant ist das für: 

• exportierende Unternehmen 
• Banken und Finanzdienstleister 
• produzierende Unternehmen mit internationalem Bezug 
• HR-Abteilungen beim Mitarbeiterscreening 

Typische Anlässe

Sanktionslistenscreenings sind unter anderem in folgenden Situationen durchzuführen: 

• Onboarding von Neukunden und Geschäftspartnern 
• Prüfung von Bewerbern und Mitarbeitenden 
• Zahlungsabwicklung im In- und Ausland 
• Versand- und Exportprozesse 
• Lieferantenbewertung 

Rechtlicher Rahmen

Grundlage sind EU-Verordnungen wie z.B. Verordnung (EG) Nr. 881/2002 (Anti-Terror-Verordnung) sowie die Russland-bezogenen Verordnungen (EU) Nr. 269/2014 (personenbezogene Sanktionen) und Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (wirtschaftliche Sanktionen). Hinzu kommen die regelmäßigen Aktualisierungen dieser Verordnungen durch die nachfolgenden EU-Sanktionspakete. In Deutschland bilden das Außenwirtschaftsgesetz (insbesondere §§ 17 und 18 AWG) sowie die Außenwirtschaftsverordnung (AWV) den nationalen Rechtsrahmen. In der Schweiz sind die entsprechenden SECO-Embargoverordnungen maßgeblich. Durch die in EU-Verordnungen festgelegten Bereitstellungsverbote ist es EU-Unternehmen rechtlich untersagt, wirtschaftliche Ressourcen an sanktionierte Personen bereitzustellen. Das umfasst auch die Zahlung von Gehältern oder Sozialleistungen. Diese Verbote betreffen somit unmittelbar den HR-Bereich. In bestimmten Fällen können jedoch Ausnahmegenehmigungen bei den zuständigen nationalen Behörden beantragt werden, etwa für die Deckung von Grundbedürfnissen sanktionierter Personen. Beim Screening von Mitarbeitern ist die DSGVO zu beachten, die eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert und Transparenzpflichten gegenüber den Betroffenen vorsieht. Unternehmen sollten hier eine sorgfältige Abwägung zwischen Sanktions-Compliance und datenschutzrechtlichen Anforderungen vornehmen.

Grundprinzip

1. Vergleich von Identitäten: Beim Screening werden interne Daten zu Geschäftskontakten oder Mitarbeitern mit offiziellen Sanktionslisten abgeglichen. Automatisierte Prüfverfahren laufen dabei über spezielle Softwarelösungen.  
2. Meldung von Listentreffern: Die Software meldet bei einer erkannten Namensgleichheit oder -ähnlichkeit zwischen Sanktionsliste und unternehmensinternen Daten einen Treffer.  
3. Bearbeitung von Listentreffern: Jeder Treffer muss im Anschluss durch geschulte Mitarbeiter geprüft und bewertet sowie ggf. an Behörden gemeldet werden. 

Matching-Methoden

Es kommen zwei zentrale Methoden zum Einsatz: 

• Exact Match: Nur exakte Namensübereinstimmungen führen zu einem Treffer. 
• Fuzzy Matching: Berücksichtigt Tippfehler, alternative Schreibweisen (z. B. Müller / Mueller) und sprachliche Varianten. 

Trefferbearbeitung

Ein Treffer löst eine automatische Benachrichtigung aus. Doch nicht jeder Treffer bedeutet automatisch ein echtes Risiko: Häufig handelt es sich um sogenannte „False Positives“ – also Namensgleichheiten ohne tatsächlichen Bezug zur sanktionierten Person.  

Um solche Fälle besser einschätzen zu können, verwenden moderne Systeme Distanzfunktionen. Diese berechnen die Ähnlichkeit zwischen einem Sanktionslisten-Eintrag und einem Geschäftskontakt. Ein Schwellenwert entscheidet dann, ob die Ähnlichkeit hoch genug ist und damit einen möglichen Sanktionslistentreffer nahelegt. Jede getroffene Entscheidung beim Umgang mit solchen Treffern sollte präzise dokumentiert werden – eine wichtige Grundlage für spätere Audits. Um trotz aus Erfahrung und Testläufen optimalen Schwellen- und Abstandswerten die Trefferfindung zu individualisieren bieten zeitgemäße Lösungen die Möglichkeit, dass erfahrene Anwender selbst Einstellungen zu diesen Werten vornehmen können.  

Mehr als eine Pflicht: Warum automatisiertes Screening die bessere Lösung ist

Schwächen manueller Verfahren

• Hoher Zeitaufwand: Jede Einzelprüfung erfordert händische Recherche, was bei großen Datenmengen nicht praktikabel ist. 
• Fehleranfälligkeit: Tippfehler oder unvollständige Daten können leicht übersehen werden. 
• Begrenzte Skalierbarkeit: Mehr Prüfaufwand bedeutet mehr Personal – ein Kostenfaktor. 
• Keine standardisierte Dokumentation: Ohne Software fehlen revisionssichere Protokolle. 

Vorteile automatisierter Lösungen

• Laufende Prüfung im Hintergrund: Neue Datensätze können automatisch und regelmäßig abgeglichen werden. 
• Tägliche Updates: Alle relevanten Sanktionslisten werden automatisch aktualisiert. 
• Benachrichtigung bei Treffern: Compliance-Mitarbeiter können über Benachrichtigungsfunktionen sofort informiert werden. 
• Protokollierung: Jeder Prüfschritt wird vollständig dokumentiert – für Audits und interne Sicherheit. 
• Skalierbarkeit: Auch große Datenmengen lassen sich problemlos und ressourcenschonend prüfen. 

Integration & Prozesse

Moderne Screening-Lösungen lassen sich nahtlos in ERP-, CRM- oder HR-Systeme integrieren. Dadurch wird ein kontinuierlicher Abgleich ermöglicht, statt punktueller Einzelprüfungen. 

Wie SANSCREEN Unternehmen im Screening-Prozess unterstützt

Einsatzbereiche

SANSCREEN unterstützt Unternehmen unter anderem bei: 

• Prüfung von Geschäftspartnern und Lieferanten 
• Bewerber- und Mitarbeiter-Screening 
• Gehaltsläufen und Zahlungsläufen 
• Export- und Versandprozessen 

Funktionale Vorteile

• automatisierter Abgleich mit EU-, US-, UN- und CH-Listen (je nach gewähltem Paket) 
• tägliche Aktualisierung der Daten 
• automatische Benachrichtigung bei Treffern 
• revisionssichere Protokollierung 
• SANSCREEN lässt sich über Schnittstellen einfach in bestehende Systeme integrieren.  

Fazit & Empfehlung

Sanktionslistenscreening ist ein zentraler Bestandteil moderner Compliance. Punktuelle, manuelle Prüfungen reichen längst nicht mehr aus. Automatisierte Verfahren bieten höhere Sicherheit, geringeren Aufwand und bessere Dokumentation. Unsere Empfehlung lautet daher: Standardisieren Sie Ihre Prüfprozesse. Nutzen Sie automatisierte Lösungen wie SANSCREEN für ein kontinuierliches, rechtssicheres Screening.