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Ergebnisse der IHK-Umfrage zur Lieferantenerklärung 2016

Author Dominik Wild Geschrieben von Dominik Wild, am 08. August 2017

Schon 2012 fand die erste, oft zitierte Umfrage der IHK-Stuttgart1 großes Interesse. Nun, nach vier Jahren, wurde mit Spannung das Ergebnis der neuen Auswertung, welche bis zum 18. Oktober 2016 lief, erwartet. Die Situation in 2016 könnte nicht dramatischer sein als heute.
Der Grund dafür ist, dass seit dem 01.05.2016 der Unionszollkodex (UZK) vollständige Anwendung findet. Mit der Ablösung der Lieferantenerklärungsverordnung 1207/2001 durch die delegierten Rechtsakte2 3 kamen neue Anforderungen und Möglichkeiten hinzu.
Besonders die Anforderung, dass nun für das laufende Jahr zwei Erklärungen vom Lieferanten erstellt werden müssen, sorgt bei den Anwendern für hohe und zusätzliche Aufwände. Im Blogbeitrag „Langzeit-Lieferantenerklärungen nach UZK seit Mai 2016“ wird dies ausführlicher beschrieben. In der Grafik der IHK-Stuttgart wird dies ebenfalls sehr anschaulich dargestellt:LLE seit Mai 2016

Nun aber zu den Ergebnissen!

Ergebnisse der IHK-Umfrage 2016

Neue Aufwände durch die UZK-Änderungen

Wie fast schon erwartet, betreffen 4 der 6 zusammengefassten Ergebnis-Aussagen1 die UZK-Änderungen:

  • „Die Prüfung eingehender Lieferantenerklärungen und die Koppelung des Ausstellungsdatums mit der Gültigkeitsfrist bereiten die größten Schwierigkeiten. Damit hat der EU-Gesetzgeber die Voraussetzungen für die Ausstellung von Lieferantenerklärungen deutlich erschwert.
  • 94 Prozent aller Unternehmen, die Lieferantenerklärungen ausstellen, sind betroffen.
  • Die aufgewendete Arbeitszeit ist massiv gestiegen. Falls Software verwendet wird, muss diese in 73 Prozent der Fälle angepasst werden. Die Bürokratiekosten sind erheblich.
  • Die Beschränkung der rückwirkenden Ausstellung von Langzeit-Lieferantenerklärungen belastet 19 Prozent aller Unternehmen spürbar.“ 

An erster Stelle der Aufwandstreiber! Ganz neu an zweiter Stelle der Hauptprobleme bei der Ausstellung von Lieferantenerklärungen steht, wie erwartet, die Aufsplittung einer Langzeit-Lieferantenerklärung (LLE) für das laufende Jahr. Fast alle Unternehmen (94 Prozent) stellen für das bereits angebrochene Jahr die LLE aus, weil

  • die Anforderung der Kunden erst dann eintrifft (69 Prozent),
  • neue Produkte im laufenden Jahr dazukommen (42 Prozent) oder
  • die Informationen erst dann zur Verfügung stehen (37 Prozent).

Die korrekte Aufsplittung liegt in der Hand des Lieferanten. Abhängig von dem Datum an welchem er die Erklärung(en) erstellt, muss er in der Regel zwei Erklärungen, eine vom 01.01. bis gestern und eine ab heute bis 31.12. des Jahres erstellen. Setzt dieser keine Software ein oder kann kein Portal des Kunden nutzen, dann passen Ausstellungsdatum und Gültigkeitszeitraum meist nicht zusammen (bei 45 Prozent der Erklärungen), was zu aufwendigen Korrekturen führt.

Die führenden Softwarehersteller passten ihre Lösungen zum 01.05.2016 bereits an. Auch bei der manuellen Pflege wird nun in den meisten Lösungen geprüft und bei Bedarf eine Aufteilung der LLE vorgeschlagen. Sollte ihr System dies noch nicht unterstützen, fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach einem aktuellen Update für Ihre Lösung.

Neue Möglichkeit durch die UZK-Änderungen – 24 Monate Gültigkeit

Eine wesentliche Neuerung nach dem UZK ist die Möglichkeit einer zweijährigen Gültigkeitsfrist für die ausgestellte LLE anstatt von bisher maximal 12 Monaten. Hier brachte die Umfrage eine echte Überraschung. Obwohl sich Lieferanten damit schwer tun auf eine Zeit von 24 Monate die Preise stabil zu halten und in der Regel wird auch der Herstellungsprozess immer wieder angepasst, wollen doch insgesamt 55 Prozent der Unternehmen diese Möglichkeit dauernd (32 Prozent) oder in Ausnahmefällen (23 Prozent) nutzen.
Die Auswertung unterscheidet hier nicht zwischen Aussteller und LLE-Empfänger. Es ist aber stark davon auszugehen, dass der Wunsch hauptsächlich auf der Kundenseite vertreten ist. Der Lieferant muss den Erklärungsstatus dann für ganze 24 Monate laufend im Auge behalten und eine LLE gegebenenfalls stornieren. Dies kann nur sinnvoll mit einem Softwaresystem erfolgen, das den Nachweisstatus überwacht und bei einer Änderung automatisch eine Stornierung erstellt.

Massiver Anstieg der Kosten

Beeindruckend ist der massive Anstieg der Aufwände für Lieferantenerklärungen. Waren es 2012 noch 7 Prozent der befragten Unternehmen, welche 0,5 Personenjahre aufwenden mussten, waren es 2016 schon 18 Prozent der Unternehmen. Rechnet man alle Aufwandszuwächse zusammen und skaliert man auf pessimistisch geschätzte 100.000 betroffene Unternehmen in Deutschland, dann werden 2016 rund 10.000 Personenjahre für Lieferantenerklärungen mehr aufgewendet als noch 2012.
„Eine unverantwortliche Verschwendung von Lebenszeit!“ – Anmerkung des Autors

Die durchschnittlichen reinen Lohnkosten je Lieferantenerklärung stiegen von 62 Euro in 2012 auf inzwischen 96 Euro in 2016. Dies ist eine Kostensteigerung von 55 Prozent!

Noch häufige Verwendung der Papierform

  • „Lieferantenerklärungen werden immer noch häufig ohne Software erstellt bzw. verwaltet. Der Austausch der Erklärungen zwischen Unternehmen erfolgt noch sehr häufig in Papierform.“

Obwohl der Zoll unter den Formvorschriften zu den Lieferantenerklärungen4 die elektronische Abgabe der Lieferantenerklärung ohne handschriftliche Unterschrift vorsieht, wird diese Möglichkeit nicht umfangreich genutzt, auch wenn der Austausch über Dateien um über 100 Prozent und der über Online-Portale um 60 Prozent gestiegen ist. Dies liegt sicher auch daran, dass bisher noch wenige Software-Systeme eingesetzt werden, welche z. B. das elektronische Austauschformat eBVZH unterstützen. Die aufwendige, manuelle Erstellung einer LLE durch Abfragen auf den Artikel-/Lieferantenstamm und den Bestellbelegen, das mühsame Nachrecherchieren und Nachverfolgen über die versandten und erhaltenen E-Mails und das fehlerträchtige Abtippen von LLEs scheint nach wie vor sehr verbreitet.

Sollten Sie zu den 61 Prozent der Unternehmen gehören, welche noch keine Software für die Verwaltung der Lieferantenerklärungen einsetzt, wäre nun ein guter Zeitpunkt, bevor die UZK-Änderungen sich voll auswirken, sich zu überlegen, ob für die LLEs ab 2017 eine Lösung zur automatischen Nachweisüberwachung sich betriebswirtschaftlich rechnet. Für die reine Ausstellung gibt es kostenlose Lösungen, wie z. B. das GENESYSPORTAL. Hier wird das Ausstellungsdatum nach dem UZK korrekt berücksichtigt und bei Bedarf auch automatisch auf zwei LLEs aufgesplittet. Daneben unterstützt das GENESYSPORTAL auch den eBVZH-Standard zum automatischen, elektronischen Austausch von Ursprungsnachweisen.

Lieferantenerklärungen werden europaweit wichtiger

  • „Lieferantenerklärungen werden verstärkt von Kunden in anderen EU-Staaten angefordert.“

Dem einen oder anderen mag der Eindruck entstanden sein, dass nur die Deutschen das Thema mit dem korrekten Nachweisen eines Ursprungs ernst nehmen. Ob dies eine Eigenheit in Deutschland ist, Regeln gerne einzuhalten, möchten wir hier nicht beurteilen. Tatsache ist aber, dass Deutschland innerhalb Europa das Land mit den umsatzstärksten Drittland-Exporten ist und daher stark von den Präferenzvorteilen profitieren kann. Interessant ist dennoch zu sehen, dass die Anfragen zu Lieferantenerklärungen aus anderen Ländern durchweg um 10 bis 13 Prozent im Vergleich zu 2012 zunahmen, allein aus Ost-/Südosteuropa um 12 Prozent und aus Österreich um 11 Prozent.

Fazit – Mehr Vereinfachung durch Standards

Der UZK hat einiges komplizierter gemacht und verursacht einen hohen Zusatzaufwand.
Die freundlich geschätzten, zusätzlichen 10.000 Personentage sind ein trauriges Ergebnis, wenn man sich vorstellt, was mit dieser Arbeitskraft Schönes und Wertvolles hätte alles erschaffen werden können. Die reinen finanziellen Aufwände für Updates etc. sind hier noch gar nicht mit einbezogen. Dabei vermuten einige, dass es nur eine unglückliche Formulierung bei den delegierten Rechtsakten war, die uns die Aufsplittung bescherte.

Die IHK-Stuttgart fordert in Ihrem Fazit der Umfrage:

  • „Der EU-Gesetzgeber sollte einen klaren Rahmen und Standards für den
    elektronischen Austausch von Lieferantenerklärungen schaffen. Damit würde ein wesentliches Ziel des neuen EU-Zollrechts erreicht, nämlich ein papierloses
    elektronisches Umfeld für Wirtschaft und Handel.“

Dafür gibt es momentan keine Anzeichen. Zum Glück haben die führenden Softwarehersteller in Deutschland schon reagiert und engagieren sich im Bundesverband der Zollsoftware-Hersteller (BVZH)5 um einen gemeinsamen Standard, dem eBVZH für den elektronischen und automatisierbaren Nachweisaustauschs, welcher genau dieses Ziel erreichen kann und den Anwendern das Austauschen der Erklärungen massiv erleichtert.

Seit Dezember 2016 werden die ersten Lösungen mit eBVZH-Unterstützung angeboten. Wenn weitere Hersteller nun folgen, werden vielleicht dadurch wieder tausende Personenjahre für die wertvollen Dinge im Leben verfügbar, eine schöne Vorstellung.
Wir werden unsere Leser hier über den aktuellen Stand zur LLE und dem eBVZH weiter informieren. Schauen Sie einfach vorbei.

Kostenlose Muster für Langzeit-Lieferantenerklärungen mit Anschreiben und Artikelliste

Unter https://www.bex.ag/vorlage/langzeit-lieferantenerklaerung-muster/ finden Sie aktuelle Vorlagen zur manuellen Erstellung von Langzeit-Lieferantenerklärungen.

Quellen

1 https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/international/import_export/Warenursprung/Zollvorteile_Praeferenzen/Umfrage_zu_Lieferantenerklaerungen/683664

2 UZK: Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=OJ:JOL_2015_343_R_0002&from=DE

3 UZK: Delegierte Verordnung (EU) 2015/2446
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=OJ:JOL_2015_343_R_0001&from=DE

4 https://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Warenursprung-Praeferenzen/Praeferenzen/Lieferantenerklaerungen/Basisinformation-Lieferantenerklaerungen/basisinformation-lieferantenerklaerungen_node.html

5 http://www.bvzh-verband.de/

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