Zunächst bot sich kein Grund zur Eile, da einer ersten Version – aus Erfahrung – immer zwei oder drei Dokumenten-Versionen folgen, bis eine Version tatsächlich Gestalt annimmt. In die tatsächliche Konzeption stiegen wir Mitte 2021 mit der Version 302 ein. Zu diesem Zeitpunkt war auch schon bekannt, dass das Ende der weichen Migration der 16.07.2023 sein würde. Ein entscheidendes Datum, da ab diesem Zeitpunkt alle Teilnehmer des ATLAS Ausfuhr-Verfahrens auf die Version 3.0 umgestellt sein müssten.
Neben den fachlichen Änderungen fiel uns vor allem die enorme Erweiterung des Datenkranzes auf, die die Einführung eines EU-weit harmonisierten IT-Verfahrens mit sich brachte. Dies hatte vor allem Auswirkungen auf die Schnittstellen, die von Partnern und Kunden genutzt wurden. Sowie auch auf die Benutzeroberflächen, die für den Anwender nach Möglichkeit einfach bedienbar bleiben sollten.
Aufgrund der Komplexität der neuen Datenstruktur hatten wir uns entschieden auf die Daten-Importmöglichkeit per CSV-Datei zur verzichten und nur noch das XML-Format anzubieten. Ebenso sollte die veraltete Webservice-Anbindung auf technologisch neue Beine in Form von REST anstatt von SOAP gestellt werden.
Da zunehmend klar wurde, dass mit AES 3.0 größere Änderungen auf unsere Partner, Kunden und Anwender zukommen würden, war es unbedingt notwendig einen Weg zu definieren, über den alle „Betroffenen“ kontinuierlich informiert werden konnten. Schnell war ein erstes Mailing mit den kommenden Änderungen und der Version 1.0 unserer neuen Schnittstellenbeschreibungen verfasst. In dieser war auch der erste Verweis auf die AES 3.0-Webseite unserer Homepage enthalten. Über diese Seite wurden von da an alle Neuigkeiten und der Fortschritt in der Entwicklung kommuniziert.
Inzwischen im Jahr 2022 angelangt, lief die Entwicklung auf Hochtouren:
- das Datenmodell wurde modelliert,
- die fachliche Logik wurde implementiert und
- neue, für den Benutzer trotz der Datenvielfalt einfach bedienbare Masken wurden erschaffen.
Ziel war es bis Jahresende beim Zoll zertifiziert zu sein. Die Erreichung dieses Meilensteins sollte das gesamte BEX-Team ganz schön auf Trab halten: Es wurde entwickelt, Test-Teams kämpften sich durch die Plausibilitätsprüfungen, im Vertrieb rauchten Tastatur und Telefone, um die Partner und Kunden auf dem Laufenden zu halten und das Projektmanagement gab sein Bestes, um die Fäden zu ziehen, um alles zu koordinieren. Parallel dazu startete das SAP-Team damit, die relevanten Änderungen auch in unser AES-SAP-Plugin zu integrieren.
Doch bei Partnern und Kunden war wenig Reaktion auf unsere Informationen zu spüren. War der Termin für das Ende der weichen Migration am 16.07.2023 noch zu weit entfernt? Konnten wir den aus unserer Sicht wichtigen Infos nicht das nötige Gewicht verleihen oder diese nicht konkret genug formulieren? Erreichten wir mit unseren Maßnahmen nicht alle „Betroffenen“?
Angekommen im letzten Quartal 2022 und mitten in der Zollzertifizierung, sahen wir die Notwendigkeit nach einer Möglichkeit, die relevanten Informationen den Anwendern auf einem direkteren Weg an die Hand zu geben. Die beste Gelegenheit sahen wir dazu in einem Pop-Up-Fenster direkt im Client, dort wo die alltägliche Arbeit mit ATLAS-Ausfuhr stattfindet.
Damit erreichten wir zwar das gewünschte Resultat, schafften allerdings auch gehörige Verwirrung, da viele Benutzer bis zu diesem Zeitpunkt tatsächlich noch nichts von AES 3.0 gehört hatten. Dadurch wurde deutlich, dass die Anwender eine ausführlichere Anleitung für die Umstellung brauchten.
Dies war die Geburtsstunde
- des AES 3.0 Quick-Guides, in dem wir kurz und knapp über fachliche und anwendungsbezogene Änderungen informieren,
- des AES 3.0 Konverters, mit dem wir den Benutzer bei der Konvertierung von AES 2.4-Daten in AES 3.0-Daten unterstützen und
- des Service-Packages, in dem wir ein Videotraining zu AES 3.0 sowie eine Sammelsprechstunde zur Anwendung selbst anbieten.
Neben den funktionalen und optischen Änderungen im Programm wollten wir auch eine Vereinfachung und Verjüngung in der Namensgebung etablieren. So wurde aus dem etwas sperrigen AES FOR YOU! schlicht AES3.
Mitte Dezember 2022 war es dann so weit – wir waren mit AES3 zertifiziert! Nun konnten wir damit beginnen den Rollout für AES 3.0 an unsere Kunden zu planen. Warum die Rollout-Planung erst jetzt? Aufgrund der Menge der Änderungen, die in AES 3.0 enthalten sind, wollten wir nicht alle Kunden auf einmal umstellen, sondern in mehreren Blöcken nacheinander. Dieses Vorgehen musste mit dem Zoll geklärt werden – und diese Klärung hatte wesentlich mehr Zeit in Anspruch genommen als vorgesehen.
Anfang 2023 hatten wir 10 Umstellungstermine in der Zeit von Mitte März bis Mitte Juni 2023 definiert. Jetzt galt es, diese Termine mit unseren Partnern abzustimmen – und die damit verbundene gewaltige Herausforderung an die „BEX-Logistik“ zu bewältigen. Jede Umstellung war verbunden mit
- Wochenendarbeit für die Umstellung im Rechenzentrum,
- mit einer Sammelsprechstunde für die Partner und Kunden – vor und nach jedem Umstellungstermin,
- mit Bereitschaftsdiensten im Service außerhalb der Servicezeiten,
- mit stark erhöhtem Ticket- und Anruf-Aufkommen nach der Umstellung (bis heute haben wir bereits mehr Tickets als im gesamten letzten Jahr bearbeitet, von Telefonanrufen ganz zu schweigen) und, wenn nötig,
- mit superschnellen Bugfixes.
Parallel dazu lief nahezu geräuschlos die Umstellung der 70 AES-Kunden, die ZAES, unser SAP-Plugin, im Einsatz haben. jede einzelne Umstellung war verbunden mit einem kleinen Implementierungsprojekt, bei dem gegebenenfalls noch kundenspezifische Anpassungen umgesetzt wurden.
Am 12.06.2023 war es dann geschafft – alle 1370-AES-Kunden bei uns im Rechenzentrum sowie einige Inhouse-Kunden waren erfolgreich auf AES 3.0 umgestellt! Zwischenzeitlich wurde das Ende der weichen Migration seitens des Zolls auf den 29.10.2023 verschoben, so dass wir zuversichtlich sein können, die restlichen AES-Inhouse-Kunden innerhalb der verbleibenden Zeit noch umstellen zu können.
Zeit zum Durchatmen für uns – und auch Zeit zum Feiern. Mitte Juni 2023 hatte sich das gesamte AES 3.0-Projektteam zusammengefunden, um gemeinsam zu feiern und so das Projekt AES 3.0 ausklingen zu lassen.
